THE LUCRATIVE LIBRARY FRAUD
Kiểm toán viên phát hiện một vụ lừa đảo kéo dài 12 năm để mua, trộm và bán lại mực in kiếm lời.
Nguồn: ia202102-dl
Bối cảnh và Cáo buộc ban đầu
""Đây là một cáo buộc rất bất ngờ,"" quản lý thư viện nói trong một cuộc phỏng vấn với kiểm toán viên. Khi Văn phòng Kiểm toán Thành phố ở Austin, Texas, ban đầu xem xét cáo buộc rằng một nhân viên của Thư viện Công cộng Austin đã mua mực in bằng thẻ tín dụng của thư viện và bán lại từ gara của mình, nhân viên thư viện báo cáo rằng không có gì có vẻ đặc biệt bất thường. Các kiểm toán viên liên tục được thông báo rằng Randall Whited, cộng sự kế toán, người mà theo kiểm toán viên, bị cáo buộc đã đánh cắp ít nhất 1,3 triệu đô la mực in khi làm việc tại thư viện, là người rất được yêu mến.
Quá trình Điều tra Gian lận
Văn phòng Kiểm toán Thành phố nhận được một tin báo nặc danh vào tháng 3 năm 2019 với rất ít chi tiết. Đơn vị Liêm chính của Kiểm toán Thành phố có một cái tên, một chức danh công việc và biết rằng Whited có quyền sử dụng thẻ tín dụng của thành phố. Cuộc điều tra bắt đầu bằng cách sàng lọc hồ sơ mua hàng, được cho là tiết lộ rằng Whited đã chi hàng trăm nghìn đô la cho một nhãn hiệu mực in cụ thể. Các kiểm toán viên tự hỏi liệu đây có phải là quá nhiều mực in hay một lượng thích hợp cho một thư viện với hơn 20 địa điểm, vì vậy họ bắt đầu tìm hiểu thêm về hệ thống mua hàng của thư viện và lượng mực được nhân viên sử dụng.
Nhân viên thư viện nói với kiểm toán viên rằng các chi nhánh của họ chỉ sử dụng một vài hộp mực mỗi năm. Tuy nhiên, các máy in công cộng, nơi sử dụng phần lớn, lại dùng một nhãn hiệu mực khác với loại Whited đã mua. Kiểm toán viên lấy lịch sử sử dụng máy in từ bộ nhớ của mỗi máy in và kết hợp nó với dữ liệu về dung lượng hộp mực của nhà sản xuất để ước tính lượng mực cần thiết. Có vẻ như Whited đã mua quá số lượng hàng trăm hộp mực mỗi năm. Vậy những hộp mực thừa đó đã đi đâu?
Mặc dù giờ làm việc của anh ta bắt đầu lúc 8 giờ sáng và người giám sát đã hướng dẫn anh ta không được đến sớm hơn 30 phút, nhưng đoạn phim từ camera cho thấy Whited thường đến sớm từ 6:30 sáng và lấy các hộp mực in từ thư viện rồi giấu chúng trong xe của mình.
Lỗ hổng Kiểm soát và Cơ chế Gian lận
Đánh giá mở rộng đã phát hiện những cách khác mà Whited bị cáo buộc gian lận tiền của thành phố, bao gồm hàng chục giao dịch mua hàng với tổng trị giá ít nhất 18.000 đô la được báo cáo là đã được chuyển đến địa chỉ nhà của Whited hoặc đến các tủ khóa Amazon nằm bên ngoài Austin. Các kiểm toán viên đã tìm thấy tài liệu chứng minh cho các giao dịch mua này—từ trò chơi điện tử đến máy bay không người lái đến máy hút bụi robot—trong đó chỉ rõ một số mặt hàng chưa bao giờ được gửi đến thư viện. Ngoài ra, một số tài liệu thiếu chi tiết, chỉ bao gồm các mô tả như ""vật tư,"" khiến những người chịu trách nhiệm phê duyệt các giao dịch mua của Whited gần như không thể biết họ đang phê duyệt cái gì.
Theo kiểm toán viên, việc thiếu phân tách nhiệm vụ cũng góp phần vào hành vi gian lận bị cáo buộc của Whited. Ông ta được cho là đã nhận hầu hết các mặt hàng mình đặt, vì vậy ông ta kiểm soát cả hai đầu của quy trình cho thư viện. Ông ta cũng được giao nhiều vai trò trong hệ thống theo dõi mua hàng, vì vậy ông ta có thể dễ dàng chuyển hướng các câu hỏi về quy trình mua hàng hoặc các giao dịch mua của mình.
Các quản lý thư viện đã tin tưởng anh ta, vì vậy họ không bao giờ hỏi anh ta về các giao dịch mua hoặc lý do chúng được gửi đến nhà anh ta. Tệ hơn nữa, người phê duyệt không biết nên mua bao nhiêu mực in là phù hợp, vì vậy việc Whited mua mực in hàng ngày không gây ra bất kỳ lo ngại nào. Việc thư viện chi tiêu vượt quá ngân sách cho văn phòng phẩm khoảng 400% trong vài năm liên tiếp cũng không gây ra nghi ngờ. Miễn là thư viện nằm trong tổng ngân sách được phân bổ, ban quản lý đã không xem xét chi tiết.
Phát hiện và Hậu quả
Sau khi có bằng chứng Whited ăn cắp mực in, trọng tâm chuyển sang xác định số lượng mực in mà anh ta có thể đã ăn cắp. Phân tích cho thấy hơn 1,5 triệu đô la đã được mua mực in kể từ năm 2010. Thông qua dữ liệu sử dụng máy in, kiểm toán viên ước tính thư viện chỉ nên cần khoảng 15% của số đó - tối đa khoảng 200.000 đô la.
Sau khi bằng chứng được cho là đã xác nhận các phát hiện kiểm toán, các kiểm toán viên muốn biết Whited đã làm gì với những hàng hóa đó. Các câu trả lời bắt đầu nhỏ giọt thông qua phương tiện truyền thông xã hội. Các kiểm toán viên phát hiện ra rằng Whited bị cáo buộc đã sử dụng các trang mạng trực tuyến để bán một số mặt hàng, và cũng tìm thấy bằng chứng cho thấy Whited đã bán mực in cho các trang web chợ xám trực tuyến chuyên bán mực in đã qua sử dụng.
Cuối cùng, báo cáo của Kiểm toán viên Thành phố vào tháng 10 năm 2020 đã nêu chi tiết vụ gian lận lớn bị cáo buộc của Whited. Whited đã từ chức vào tháng 8 năm 2019, trước khi cuộc điều tra kết thúc. Ông bị bắt vào tháng 9 năm 2020 và đang chờ xét xử.
LESSONS LEARNED (Những bài học kinh nghiệm)
- Phân công trách nhiệm hoạt động hiệu quả vì một lý do. Không nên cho phép cùng một người đặt hàng và nhận hàng. Quan trọng không kém, nhân viên không nên được phép tự phê duyệt việc mua hàng của mình.
- Trao quyền cho người duyệt. Người phê duyệt phải biết rằng họ không chỉ là một công cụ đóng dấu. Họ nên được đào tạo về tầm quan trọng của vai trò của họ và được trang bị kiến thức để hiểu nhu cầu nào là thực tế.
- Đừng chỉ dựa vào lời khai của nhân chứng. Nếu kiểm toán viên dừng cuộc điều tra sau khi các nhân chứng ban đầu bác bỏ cáo buộc vì họ ""tin tưởng"" kẻ gian lận, thì vụ lừa đảo có thể đã không bị phát hiện.
- Luôn giữ một cái đầu cởi mở về bằng chứng. Bằng cách sáng tạo và kết hợp hồ sơ trang in với dữ liệu mực in của nhà sản xuất, kiểm toán viên đã có một bước đột phá lớn, cho phép họ định lượng chính xác vụ gian lận.
