LONG NGUYỄN, CIA, CRMA, CISA: CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT MẪU TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online

: https://m.me/nguyenvulong.cia

Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA

: http://bit.ly/ReviewsTeamLongNguyenCIA

CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT MẪU TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

.
.

Mình dự định sẽ chia sẻ 3 nội dung:

(1) Mua hàng (Link: Các rủi ro và kiểm soát mẫu trong quy trình mua hàng)

(2) Bán hàng,

(3) Tiền lương (Link: Các rủi ro và kiểm soát mẫu trong quy trình tiền lương)

Bài hôm nay là về nội dung (2) QUY TRÌNH BÁN HÀNG : CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT TƯƠNG ỨNG

"Mẫu các Rủi Ro và Kiểm Soát trong các quy trình Bán hàng" sẽ giúp các bạn làm quen với các rủi ro và công cụ kiểm soát cơ bản. Dĩ nhiên, trong thực tế mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều thay đổi cho phù hợp với môi trường. Cho nên, hay xem để tham khảo chứ đừng áp dụng cứng nhắc nhé.

Mình sẽ trích một vài phần quan trọng, và liên quan nhiều đến các hoạt động hàng ngày để tóm tắt lại dưới dạng ma trận..

Các nội dung bên dưới được tổng hợp lại, và có một vài bổ sung điều chỉnh theo ý kiến cá nhân, từ
* Standards Of Internal Control Issued April 2007 <https://www.asu.edu/fs/documents/standards_of_internal_controls.pdf>
* của Arizona State University <https://www.asu.edu/>

CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Trước tiên, phân tích các hoạt động cần phải thực hiện trong một quy trình Bán Hàng
.

I. TIẾP NHẬN YÊU CẦU BÁN HÀNG

1. Tiếp nhận yêu cầu bán hàng

2. Đánh giá ban đầu khách hàng

II. PHÊ DUYỆT HẠN MỨC CHO NỢ

3. Phê duyệt hạn mức cho nợ, đánh giá khả năng chi trả

III. PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN

4. Phát hành hoá đơn, đảm bảo tuân thủ các quy đinh

5. Đảm bảo tuân thủ các quy định về doanh thu

IV. PHẢI THU (AR)

6. Duy trì và quản lý tài khoản phải thu

7. Đánh giá lại giá trị của các khoản phải thu

V. HOẠT ĐỘNG THU NỢ

8. Thực hiện quy trình thu nợ hiệu quả

VI. NHẬN TIỀN

9. Ghi nhận và kiểm soát quá trình nhận tiền

I. TIẾP NHẬN YÊU CẦU MUA HÀNG

	RISK	1	2	3	4	5	6	7	8
C O N T R O L	Risk/ Control	Hoá Đơn (HĐ) gửi sai Khách Hàng (KH)	HĐ sai nội dung	Bán hàng cho KH không có khả năng chi trả	Ghi nhận đơn đặt hàng sai - không được phát hiện	Bán hàng sai - do ghi nhận đơn đặt hàng sai	Giảm giá không được phê duyệt	Thông tin KH: mất, hỏng, sử dụng không đúng mục đích	Các đơn đặt hàng: bán sót, quá hạn, bị hủy
1	Ghi nhận thông tin KH: Cập nhật danh sách KH, Chứng từ yêu cầu báo giá	💊	💊
2	Thông tin KH được quản lý chung trên một hệ thống			💊
3	Cập nhật thông tin KH, đơn hàng lên hệ thống trước khi thực hiện bán hàng (Nếu là KH thanh toán ngay, hoặc KH một lần: Có quy trình riêng)				💊
4	Gửi báo giá cho KH trước khi thực hiện bán hàng (để khách hàng xác nhận)					💊
5	Lưu lại báo giá được xác nhận; Kiểm tra lịch sử trả nợ	💊	💊	💊			💊
6	Phê duyệt giảm giá, hoa hồng						💊
7	Đảm bảo an toàn thông tin KH							💊
8	Liên tục cập nhật thông tin các đơn hàng đang được mở trên hệ thống								💊

II. PHÊ DUYỆT HẠN MỨC CHO NỢ

	RISK	1	2
C O N T R O L	Risk/ Control	Cấp hạn mức nợ không phù hợp	Cấp hạn mức nợ cho KH không có khả năng chi trả
1	Lập "Quy trình phê duyệt hạn mức cho nợ "	💊	💊
2	Lập hạn mức nợ cho mỗi KH		💊
3	Xem xét số dư TK Phải thu, Hạn mức cũ, các quy định của Luật trước khi thiết lập giới hạn mới		💊
4	Xem xét lại Hạn mức hàng năm; Phê duyệt các điều chỉnh		💊

III. PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN

	RISK	1	2	3	4	5	6	7	8
C O N T R O L	Risk/ Control	Sai nội dung HĐ,vi phạm các điều khoản thanh toán/ hợp đồng	Hàng/ dịch vụ đã cung cấp: * Không phát hành HĐ * Và/ hoặc không ghi nhận doanh thu	Ghi nhận sai: * Ghi thêm phí vào HĐ * Phát hành HĐ nhưng không ghi nhận doanh thu	Ghi nhận sai: * Doanh thu & Chi phí * Giai đoạn kế toán	Không tối ưu dòng tiền: * Phát hành HĐ trễ (dẫn tới không thu được tiền đúng thời điểm kỳ vọng)	Kế toán sai: các khoản cho nợ	Không kế toán: các khoản cho nợ	Sử dụng chứng từ không đúng mục đích: * Mất doanh thu * Mất danh tiếng
1	Phân quyền hạn chế: Phát hành hóa đơn	💊	💊	💊
2	HĐ được lập theo: * KH * Giao dịch * Thời gian	💊	💊		💊	💊
3	Có quy trình đảm bảo: toàn bộ giao dịch có HĐ		💊	💊	💊
4	Xem xét đầy đủ: đảm bảo doanh thu đúng kỳ	💊	💊		💊
5	Quản lý hàng đã bán				💊
6	Có quy trình cut-off doanh thu				💊
7	Cho KH nợ: * Có chứng từ * Được phòng Tài chính phê duyệt			💊			💊
8	Kiểm soát các chứng từ cho nợ = số liên tục				💊			💊
9	Các HĐ trắng và Giấy ghi nợ (nếu có) nên được đảm bảo an toàn								💊
10	Chỉ ghi nhận doanh thu khi chắc chắn theo CMKT áp dụng				💊	💊

IV. PHẢI THU

RISK

Risk/ Control

Lỗi:

* Không ghi doanh thu => Tham ô tiền

* Thu được tiền: Ghi sai TK KH, Biển thủ, Chuyển hướng tạm thời

Không khớp TK KH và HĐ do thu được tiền (Giấy nhận tiền):

* Không ghi nhận

* Ghi sai số tiền

* Ghi sai thời điểm

Xóa bỏ sai các khoản nợ quá hạn:

* Tính tuổi nợ sai

* Hoạt động thu nợ không hiệu quả

TK KH và GL không khớp

Dự phòng phải thu sai

Báo cáo tài chính sai

Quá trình điều chỉnh số dư phải thu có lỗi

Xóa bỏ các khoản nợ có thể thu (Biển thủ)

Chứng từ ghi nhận phải thu: Mất, Hỏng, Bị sử dụng không đúng mục đích

Thông tin KH bị sử dụng không đúng mục đích

Phải thu nhân viên: Không thu được tạm ứng cho NV (đã nghỉ việc)

Phân chia nhiệm vụ: Ghi nhận TK Phải thu/ Phát hành HĐ/ Thu tiền

💊

Có quy trình đảm bảo ghi nhận TK Phải thu: Đầy đủ, chính xác, kịp thời của HĐ và các khoản thanh toán (của KH)

💊

Đối chiếu TK Phải thu với GL hàng tháng

💊

Phòng Tài chính xem xét tuổi nợ phải thu: chính xác, bất thường, quá hạn, v.v.

💊

Thiết lập hệ thống báo cáo nội bộ: vòng quay khoản phải thu, danh sách TK quá hạn, danh sách các khoản nợ xóa bỏ tiềm tàng

💊

Phê duyệt các điều chỉnh số dư dự phòng

💊

Có chính sách lập dự phòng: nợ xấu

💊

Xem xét lại khoản dự phòng hàng tháng/ quý

💊

Đảm bảo an toàn cho chứng từ phải thu

💊

Theo dõi tạm ứng cho nhân viên: xem xét và đối chiếu hàng tháng

💊

V. HOẠT ĐỘNG THU NỢ

	RISK	1	2	3	4
C O N T R O L	Risk/ Control	Không có chính sách/ quy trình thu tiền	Xóa bỏ các tài khoản dựa trên các nỗ lực thu nợ không hiệu quả/ đầy đủ	Biển thủ tiền thu được	Sự bất mãn của KH
1	Có quy trình thu nợ (Phòng Tài chính)	💊
2	Nỗ lực thu nợ nên bắt đầu sau 1 thời điểm cụ thể và được ghi nhận lên chứng từ		💊	💊
3	Các phản hồi của KH nên được theo dõi và điều tra giải quyết			💊	💊
4	Các TK xóa nợ nên được phê duyệt phù hợp và lưu chứng từ theo Chính sách công ty			💊	💊

VI. NHẬN TIỀN

	RISK	1	2	3	4	5	6
C O N T R O L	Risk/ Control	Tiền thu về bị mất/ biển thủ	Không phát hiện tiền bị mất/ biển thủ/ ghi nhận sai	Dòng tiền không tối ưu (không nộp tiền vào TK công ty kịp thời)	Số dư tài khoản sai do thu tiền thiếu	Báo cáo quản lý nợ phải thu/ tuổi nợ sai	Báo cáo tài chính sai
1	Đảm bảo an toàn cho tiền sau khi nhận/thu được	💊
2	Quản lý tiền mặt: Có sổ theo dõi, Nộp doanh thu vào NH hàng ngày, Đối chiếu sổ theo dõi và NH, Nhập vào GL		💊	💊
3	Chia tách nhiệm vụ: Nhận tiền, kiểm soát và nộp tiền vào NH/ Ghi nhận TK phải thu KH/ Ghi nhận GL/ Thu các khoản nợ khó đòi/ Phê duyệt xóa nợ, cho nợ, hoặc giảm giá/ Phát hành HĐ	💊	💊
4	Có bộ phận Ngân Quỹ	💊		💊
5	Nhận được tiền ghi đã nhận ngay vào TK Phải thu		💊		💊	💊	💊
6	Có quy trình cut-off thu tiền hàng tháng					💊	💊

-----------------------------------------------------------------------
Like & Share bài viết cho bạn bè của bạn,
.
Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online:
https://m.me/nguyenvulong.cia
.
Giới thiệu về Team #LongNguyenCIA
1) Hoàn thành CIA trong 10 tháng : http://bit.ly/getCIAin10months
2) Hoàn thành CISA (663/800 điểm) trong 6 tháng : http://bit.ly/getCISAin6months
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
: http://bit.ly/ReviewsTeamLongNguyenCIA
.
CIA Vietnam Community: https://www.facebook.com/groups/cia.vietnam hy vọng có thể cùng nhau chia sẻ chuyện nghề, chuyện học kiểm toán nội bộ,
-----------------------------------------------------------------------

LONG NGUYỄN, CIA, CRMA, CISA

Pages

Tìm kiếm Blog này

Thứ Hai, 15 tháng 7, 2019

CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT MẪU TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Popular Posts

Nhãn

Lưu trữ Blog