Tìm kiếm Blog này

Thứ Sáu, 14 tháng 6, 2019

CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT MẪU TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG


Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online
https://m.me/nguyenvulong.cia
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
: http://bit.ly/ReviewsTeamLongNguyenCIA
.
CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT MẪU TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG
.

.
Mình dự định sẽ chia sẻ 3 nội dung:
(1) Mua hàng,

Bài hôm nay là về nội dung (1) QUY TRÌNH MUA HÀNG : CÁC RỦI RO VÀ KIỂM SOÁT TƯƠNG ỨNG
.
"Mẫu các Rủi Ro và Kiểm Soát trong các quy trình Mua hàng" sẽ giúp các bạn làm quen với các rủi ro và công cụ kiểm soát cơ bản. Dĩ nhiên, trong thực tế mỗi doanh nghiệp sẽ có nhiều thay đổi cho phù hợp với môi trường. Cho nên, hay xem để tham khảo chứ đừng áp dụng cứng nhắc nhé.
.
Mình sẽ trích một vài phần quan trọng, và liên quan nhiều đến các hoạt động hàng ngày để tóm tắt lại dưới dạng ma trận.
.
Các nội dung bên dưới được tổng hợp lại từ
* Standards Of Internal Control Issued April 2007 <https://www.asu.edu/fs/documents/standards_of_internal_controls.pdf>
* của Arizona State University <https://www.asu.edu/>
.
.

.
Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online:
https://m.me/nguyenvulong.cia.
.
.CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG
.
Trước tiên, phân tích các hoạt động cần phải thực hiện trong một quy trình mua hàng
.

I. LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP (NCC)

1. Giải quyết các nhu cầu về hàng hóa/ dịch vụ của Công ty

2. Tìm kiếm thông tin các NCC sẵn sàng, và giá cả

3. Đảm bảo nguồn cung cấp và chất lượng nguồn cung cấp

 

II. MUA HÀNG

4. Đặt hàng hóa/ dịch vụ

 

III. NHẬN HÀNG

5. Nhận và kiểm tra hàng hóa dịch vụ hoặc bằng cách khác chấp nhận hàng hóa/ dịch vụ

 

IV. PHẢI TRẢ (AP)

6. Kế toán: đầy đủ, chính xác, phù hợp thời gian các khoản nợ NCC

 

V. THANH TOÁN

7. Thanh toán: có kiểm soát và hiệu quả

.


.


.
I. LỰA CHỌN VÀ QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP
.
Một vài lưu ý trong phần này,
* Các kiểm soát đều là ở cấp quản lý nên ảnh hưởng được đến nhiều rủi ro
* Nhận hàng sớm cũng là một rủi ro : ảnh hưởng tới thời hạn sử dụng, diện tích sử dụng kho, phải trả, …
.

RISK
1
2
3
4
5
6
C
O
N
T
R
O
L
Risk/ Control
Giao dịch, NCC, người thực hiện (lLựa chọn NCC) không phù hợp & đúng thẩm quyền
Giao dịch (Lựa chọn NCC) với bên liên quan
Hàng hóa, giá, điều khoản HĐ không đạt yêu cầu
Chứng từ lựa chọn NCC bị mất, hỏng
Chứng từ lựa chọn NCC lưu thiếu sót, bị sử dụng sai mục đích
Nhận hàng trễ, sớm
1
"Chính sách mua hàng": Mua hàng, Tài chính, TC đạo đức, đã dạng NCC

Chia tách nhiệm vụ: Lựa chọn NCC, Kế toán, Thanh toán

💊
💊
💊



2
Xác định "Tiêu chuẩn lựa chọn NCC"

💊
💊
💊
💊
💊
💊
3
Danh sách NCC: lập, xem xét, cập nhật và thanh lọc

💊
💊
💊



4
Phê duyệt sử dụng NCC độc nhất/ duy nhât

💊
💊


💊
"Kế hoạch đảm bảo nguồn cung"

5
Báo cáo "Theo dõi NCC": Thời gian, Chính xác, Chất lượng, Chi phí đơn vị (so sánh)

💊
💊
💊


💊
.
.
II. MUA HÀNG
.
Phần này hơi nhiều rủi ro nên ma trận sẽ hơi to, mình sẽ tách thành 2 bảng nối tiếp nhau
.

RISK
1
2
3
4
5
6
C
O
N
T
R
O
L
Risk/ Control
Giao dịch, NCC, người thực hiện giao dịch (Đặt hàng) không phù hợp & đúng thẩm quyền
Giao dịch (Đặt hàng) với các bên liên quan
Nhận và thanh toán cho:
- Hàng không đặt mua
- Phần KL vượt; Phần KL không đạt yêu cầu
- Đơn hàng bị hủy/ lặp
Chứng từ đặt hàng: bị mất, hư hỏng
Chứng từ đặt hàng: lưu thiếu sót, sử dụng sai mục đích
Hàng đã nhận: không báo cáo, báo cáo số sai
1
Chia tách nhiệm vụ: Đặt hàng, Kế toán, Thanh toán

💊
💊




2
Duy trì sự độc lập giữa người mua và NCC: Định kỳ luân chuyển, quản lý tham gia, nhóm mua hàng

Kiểm soát (KS) thay thế : tăng cường giám sát,

💊
💊




3
Bắt buộc sử dụng PO cho hàng/ dịch vụ theo Chính sách: đúng thẩm quyền, lưu trữ đầy đủ

💊

💊
💊


4
PR: lập và phê duyệt bỡi BP sử dụng

💊
💊




5
PO/ Giao dịch đặt hàng: dò lại được, định danh duy nhât





💊
💊
6
Màn hình nhập PO/ PO nên được bảo vệ; Có quy trình KSNB cho xử lý và phê duyệt PO => Đảm bảo không có sử dụng không đúng thẩm quyền

💊
💊

💊
💊

7
PO nên bao gồm: số lượng, thời gian và phương tiên giao hàng, các yêu cầu, điều khoản thanh toán, tài khoản (TK) NCC


💊
💊



8
PO nên hướng dẫn NCC: chuyển hóa đơn cho AP

💊
💊
💊

💊
💊
9
Yêu cầu báo giá cạnh tranh ( > mức quy định trong Chính sách)

Yêu cầu giải trình/ Phê duyệt giải trình nếu không sử dụng giá tốt nhất


💊




10
PO nên được gửi đồng thời cho Nhận hàng và AP

💊

💊


💊
11
Các điều chỉnh: giá và lượng ( > mức quy định trong Chính sách) cần được phê duyệt lại

💊





12
PO hủy nên được thông báo: AP



💊


💊
13
Có quy trình phê duyệt/ ghi nhận việc trả hàng NCC







14
Bất kỳ văn bản nào dẫn đến trách nhiệm tài chính của Công ty nên được phê duyệt theo Chính sách

💊




💊
.

RISK
7
8
9
10
11
12
13
C
O
N
T
R
O
L
Risk/ Control
Hàng, giá, điều khoản hợp đồng: không đạt yêu cầu
Nhận hàng: trễ, sớm
Thanh toán: lặp, sai số tiền, sai NCC, NCC ảo
Lưu thiếu chứng từ cho các mục đích kiểm tra: luật, thuế, kiểm toán
Ghi nhận đặt hàng và/ hoặc thanh toán sai: số tiền, NCC, giai đoạn, thời điểm
Thanh toán cho: hàng hóa dịch vụ chưa nhận bao giờ
Quản lý hàng trả lại cho NCC: cẩu thả, ghi nhận sai, bị trộm
1
Chia tách nhiệm vụ: Đặt hàng, Kế toán, Thanh toán








2
Duy trì sự độc lập giữa người mua và NCC: Định kỳ luân chuyển, quản lý tham gia, nhóm mua hàng

Kiểm soát (KS) thay thế : tăng cường giám sát,








3
Bắt buộc sử dụng PO cho hàng/ dịch vụ theo Chính sách: đúng thẩm quyền, lưu trữ đầy đủ




💊



4
PR: lập và phê duyệt bỡi BP sử dụng








5
PO/ Giao dịch đặt hàng: dò lại được, định danh duy nhât








6
Màn hình nhập PO/ PO nên được bảo vệ; Có quy trình KSNB cho xử lý và phê duyệt PO => Đảm bảo không có sử dụng không đúng thẩm quyền








7
PO nên bao gồm: số lượng, thời gian và phương tiên giao hàng, các yêu cầu, điều khoản thanh toán, tài khoản (TK) NCC

💊
💊





8
PO nên hướng dẫn NCC: chuyển hóa đơn cho AP



💊




9
Yêu cầu báo giá cạnh tranh ( > mức quy định trong Chính sách)

Yêu cầu giải trình/ Phê duyệt giải trình nếu không sử dụng giá tốt nhất

💊






10
PO nên được gửi đồng thời cho Nhận hàng và AP



💊


💊

11
Các điều chỉnh: giá và lượng ( > mức quy định trong Chính sách) cần được phê duyệt lại

💊






12
PO hủy nên được thông báo: AP





💊
💊

13
Có quy trình phê duyệt/ ghi nhận việc trả hàng NCC







💊
14
Bất kỳ văn bản nào dẫn đến trách nhiệm tài chính của Công ty nên được phê duyệt theo Chính sách









.
III. NHẬN HÀNG
.
Phần này hơi nhiều rủi ro nên ma trận sẽ hơi to
.

RISK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
C
O
N
T
R
O
L
Risk/ Control
Giao dịch, NCC, người thực hiện giao dịch (Nhận hàng) không phù hợp & đúng thẩm quyền
Giao dịch (Nhận hàng) với bên liên quan
Nhận và thanh toán cho:
- Hàng không đặt mua
- Phần KL vượt; Phần KL không đạt yêu cầu
- Đơn hàng bị hủy/ lặp
Chứng từ nhận hàng: bị mất, hỏng
Chứng từ nhận hàng bị: lưu thiếu sót, sử dụng sai mục đích
Hàng đã nhận: không báo cáo, báo cáo số sai
Hàng, giá, điều khoản hợp đồng: không đạt yêu cầu
Nhận hàng: trễ, sớm
Ghi nhận nhận hàng và/ hoặc thanh toán sai: số tiền, NCC, giai đoạn, thời điểm
1
Tách riêng cả về mặt vật lý bộ phận Nhận hàng khỏi Đặt hàng

💊
💊







2
Giới hạn người được tiếp cận khu vực Nhận hàng

💊
💊







3
Toàn bộ hàng đến nên được xử lý tại khu vực Nhận hàng, trừ khi được phê duyệt khác theo Chính sách

💊
💊

💊
💊




4
Chỉ chấp nhận: Hàng theo PO



💊
💊
💊




Các trường hợp khác nên: Trả lại NCC/ Điều tra lại chính xác, kịp thời

5
Khu vực Nhận hàng chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ (đã) Nhận hàng có xác nhận của NCC, vận tải


💊



💊
💊


6
Giao dịch Nhận hàng sẽ không được khởi tạo mà không có: Nhận hàng thực tế hoặc bằng chứng tương đương






💊



7
Hàng (trước khi) nhận vào nên được: đếm, cân, đo lường toàn bộ hoặc trên cơ sở Chọn mẫu (tuỳ loại) để xác định tính chính xác

Các khác biệt nên được: Ghi chú trong Giao dịch Nhận hàng và Giải quyết với NCC


💊
💊
💊


💊


8
Thông tin Nhận hàng: Lưu tại bộ phận Nhân hàng, gửi đến Đặt hàng, AP kịp thời


💊



💊
💊


9
Hàng (trước khi) nhận vào nên được kiểm tra: Hư hỏng, Chất lượng-Đặc tính, Chi tiết sản phẩm




💊


💊


10
Thông tin Giao dịch Nhận hàng nên được bảo vệ khỏi: trộm, hỏng, sử dụng sai mục đích

Thông tin Giao dịch Nhận hàng nên: có thể dò lại được, định danh duy nhất

💊






💊
💊
11
Hàng đang nhận nên: được đảm bảo an toàn

Hàng có giá trị cao càng cần lưu ý

💊








12
Các yêu cầu thay đổi so với Giao dịch Nhận hàng ban đầu phải: được phê duyệt theo Chính sách

💊
💊

💊


💊


.
.
IV. PHẢI TRẢ (AP)
.
Phần này hơi nhiều rủi ro nên ma trận sẽ hơi to
.

RISK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
C
O
N
T
R
O
L
Risk/Control
Khoản thanh toán có thể bị: trộm, hỏng hoặc chiếm dụng tạm thời
Hàng đã nhận: không báo cáo, báo cáo số sai
Hàng có thể đặt và nhận: 1 cá nhân không đúng thẩm quyền
Nhận và thanh toán cho:
- Hàng không đặt mua
- Phần KL vượt; Phần KL không đạt yêu cầu
- Đơn hàng bị hủy/ lặp
Thanh toán cho: hàng chưa nhận bao giờ/ hoặc trả trước khác với hợp đồng
Thanh toán: lặp, sai số tiền, sai NCC, NCC ảo
Chứng từ thanh toán: bị mất, hỏng
Chứng từ thanh toán: lưu sót, sử dụng sai mục đích
Giao dịch, NCC, người thực hiện giao dịch (Ghi nợ NCC) không phù hợp & đúng thẩm quyền
1
Chia tách chức năng phải trả với: Đặt hàng và Nhận hàng, Kế toán TK 331 (sổ cái)

💊
💊







2
Trước khi Thanh toán, phải kiểm tra HĐ về: thẩm quyền, đã nhận, giá, lượng, TK NCC

Bất kỳ sự thiếu sót/ khác biệt nào phải được giải quyết trước khi Thanh toán


💊

💊


💊
💊
💊
3
Các Hoá Đơn không kèm với: PO, nhận hàng phải được phê duyệt theo Chính sách trước khi Thanh toán

Việc phê duyệt nên giới hạn theo hạn mức Số tiền


💊
💊


💊
💊


4
Các Hoá Đơn vận tải vượt định mức quy định trong Chính sách phải: được đối chiếu chứng từ Vận tải và Nhận hàng trước khi Thanh toán




💊

💊
💊


5
Các HĐ cần thanh toán phải: được thống kê và phê duyệt (bởi bộ phận AP) trên Bảng kê chi phí & Yêu cầu thanh toán






💊
💊


6
Chỉ sử dụng HĐ gốc, trường hợp khác cần được phê duyệt theo Chính sách





💊
💊



7
Tuổi nợ, Các PO không khớp, Các Giao dịch Nhận hàng, HĐ nên được: xem xét định kỳ, giải quyết các vấn đề phát sinh


💊

💊





8
Bảng Đối chiếu với NCC nên được xem xét (ít nhất) trên cơ sở quá hạn (Thanh toán) và giải quyết kịp thời


💊

💊

💊

💊

9
Đối chiếu sổ chi tiết TK NCC và sổ cái, giải quyết các khác biệt kịp thời




💊
💊




10
Xem xét TK NCC ít nhất 90days/ lần và giải quyết các khoản quá hạn (Thanh toán)





💊




11
Thay đổi TK NCC (AP) cần được phê duyệt theo Chính sách


💊


💊
💊



12
Thay đổi TK NCC (AP) nên: có thể dò lại được, định danh duy nhất





💊
💊



13
Trước khi Thanh toán nên đảm bảo: NCC nằm trong danh sách NCC được phê duyệt




💊

💊



14
Giới hạn thanh toán bằng Tiền mặt trong mức thấp, Giao dịch thanh toán bằng Tiền mặt sẽ được kiểm trả tính hợp lý
Kiểm quỹ tiền mặt định kỳ





💊



💊
.
.
V. THANH TOÁN
.
Phần này hơi nhiều rủi ro nên ma trận sẽ hơi to, 
CHECK (hay Séc) : Hướng dẫn về Control của chương trình CIA vẫn có đoạn về CHECK nên mình vẫn để CHECK lại trong Matrix, các kiểm soát đối với CHECK trong trường hợp này có thể áp dụng cho các trường hợp tương tự như: Uỷ nhiệm chi, Lệnh chuyển tiền gửi Ngân Hàng, Tiền mặt thanh toán cho nhân viên
.

RISK
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
C
O
N
T
R
O
L
Risk/ Control
Các Kiểm Soát trước đó bị qua mặt
Giao dịch (Trả tiền) với biên liên quan
Hàng có thể đặt và nhận bỡi 1 cá nhân không có thẩm quyền
Hàng đã nhận: không báo cáo, báo cáo số sai
Thanh toán: lặp, sai số tiền, sai NCC, NCC ảo
Các quyết định then chốt (lựa chọn NCC, etc.): dựa trên các thông tin sai
Giao dịch (Trả tiền) chưa được phê duyệt và/ hoặc sai số tiền, sai NCC, sai giai đoạn, thời điểm
Thanh toán cho: Hàng chưa nhận được
NCC từ chối giao dịch tiếp
Sử dụng tiền: Không tối ưu, Không phù hợp
1
Chức năng Thanh toán nên được chia tách:
- Chuẩn bị (bộ hồ sơ) Thanh toán v.s ký CHECK và gửi CHECK đã ký
- AP v.s Đặt hàng v.s Nhận hàng
- Chuẩn bị (bộ hồ sơ) Thanh toán v.s Đánh giá, thiết lập NCC v.s Nhập HĐ

💊
💊
💊







2
Toàn bộ giao dịch Thanh toán nên: có thể dò lại được, định danh duy nhất, kế toán

💊
💊


💊





3
Yêu cầu (bộ hồ sơ) Thanh toán: PO, Nhận hàng, HĐ, Chứng từ theo yêu cầu của Chính sách mà chỉ ra sự phù hợp của Chi phí
Người ký sẽ Xem xét và Phê duyệt



💊
💊
💊


💊


4
Thực hiện Thanh toán cho các bộ hồ sơ đã được phê duyệt theo các ĐK Thanh toán









💊

5
Lấy toàn bộ các khoản Chiết khấu (Thanh toán), Giảm giá theo Hợp Đồng, PO






💊



💊
6
Các Giao dịch Thanh toán nên: được ghi nhận đúng giai đoạn (Phát sinh nghĩa vụ/ Thực hiện Thanh toán)




💊

💊
💊


💊
7
CHECK không thanh toán tiền mặt (for deposit only)

💊


💊



💊


8
Tồn CHECK trắng nên được bảo vệ khỏi: hỏng, sử dụng sai mục đích

Tồn CHECK trắng nên được theo dõi: đã cấp, đã hủy, không sử dụng

Bảo vệ: Bảng in chữ ký, Chữ ký điện tử (nếu có)

💊


💊
💊


💊


9
Phân quyền (hạn mức) ký: CHECK, giấy hẹn trả tiền, chuyển khoản ngân hàng

💊
💊

💊



💊


10
Hai chữ ký (tay) được yêu cầu cho các Giao dịch Thanh toán vượt 1 mức quy định trong Chính sách
Ít nhất 1 chữ ký độc lập với người phê duyệt (bộ hồ sơ) Thanh toán

💊



💊


💊


11
Ngăn chặn thanh toán lặp: bằng hệ thống, bằng đóng dấu Đã Thanh toán (lên chứng từ gốc)

💊
💊


💊





12
CHECK đã ký nên được gửi bởi người độc lập với: Xử lý Hoá Đơn và Duy trì TK NCC (AP)

💊






💊


13
CHECK hỏng nên loại bỏ phần có chữ ký ngay

Việc hủy CHECK nên được thực hiện bởi người chứng kiến và ghi chú lại bởi 1 người khác

💊






💊


14
Chứng từ điện tử nên được bảo vệ khỏi: Hư Hỏng

Có bản sao lưu






💊




.


.
-----------------------------------------------------------------------
Like & Share bài viết cho bạn bè của bạn,
.
Chat với #LongNguyenCIA để được tư vấn về khoá học CIA online:
https://m.me/nguyenvulong.cia
.
Giới thiệu về Team #LongNguyenCIA
1) Hoàn thành CIA trong 10 tháng : http://bit.ly/getCIAin10months
2) Hoàn thành CISA (663/800 điểm) trong 6 tháng : http://bit.ly/getCISAin6months
.
Cảm nhận của học viên về khoá học CIA với Team #LongNguyenCIA
: http://bit.ly/ReviewsTeamLongNguyenCIA
.
CIA Vietnam Community: https://www.facebook.com/groups/cia.vietnam hy vọng có thể cùng nhau chia sẻ chuyện nghề, chuyện học kiểm toán nội bộ,
-----------------------------------------------------------------------

Nhãn

CIA (98) CISA (27) Học CIA Online (112) INTERNAL AUDIT (110) INTERNAL CONTROL (35) OTHERS (11) RISK (21) SAMPLING (5)

Lưu trữ Blog