Giám đốc tài chính cơ hội
Nguồn: ia201908-dl
Vụ Gian Lận LeBarge Inc.: Giám Đốc Tài Chính Cơ Hội
Câu chuyện thực tế về doanh nghiệp giàn khoan dầu mất 800.000 USD trong 5 năm
Công ty nhỏ phát triển nhanh
LeBarge Inc., doanh nghiệp giàn khoan dầu, khởi đầu như doanh nghiệp nhỏ do ông Lou Smith làm chủ. Hoạt động dựa nhiều vào sự tin tưởng và giám sát trực tiếp của người chủ.
Công ty kế toán dịch vụ khuyến nghị tuyển nhân sự kiểm soát nội bộ khi công ty bắt đầu tăng trưởng. Ông Smith từ chối vì cho rằng chi phí đắt đỏ cho "khoản bảo hiểm" mà công ty không cần. Khuyến nghị này được lặp lại mỗi năm trong 5 năm và đều bị từ chối.
🚨 Lý do phát hiện vấn đề
Dấu hiệu bất thường: Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm sút khó hiểu. Trực giác của ông Smith cho rằng công ty lẽ ra phải kiếm thêm 200.000 đô la mỗi năm, nhưng số tiền không có trên báo cáo.
Giải thích từ CFO Jennifer Hagan: Chi phí nhà cung cấp tăng khi công ty mở rộng, lạm phát bào mòn biên lợi nhuận. Báo cáo có vẻ hợp lý nhưng trực giác ông Smith vẫn bất an.
Quyết định: Sau 5 năm, ông Smith chính thức tuyển kiểm toán viên nội bộ Corey Ortiz.
🔍 Phương pháp kiểm tra: Chuẩn bị
Ortiz xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết, tập trung vào sổ cái QuickBooks để tìm câu trả lời cho nghi ngờ về lợi nhuận sụt giảm.
- Kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch: Kiểm tra bút toán nhật ký và đối chiếu ngân hàng
- Đánh giá kiểm soát quy trình: Đánh giá thiết kế và hoạt động Phân tách Trách nhiệm (SoD)
- Rà soát kiểm soát ứng dụng: Kiểm tra ma trận phân quyền người dùng QuickBooks
Ortiz gửi email thông báo cho các bên liên quan (bao gồm CFO Jennifer Hagan), giải thích mục tiêu, phạm vi, thời gian kiểm toán và yêu cầu tài liệu.
🔍 Phương pháp kiểm tra: Phát hiện ban đầu
Ortiz họp với quản lý IT để tìm hiểu hệ thống QuickBooks. Chỉ vài giờ sau, anh dừng kiểm toán và yêu cầu họp khẩn với ông Smith.
- Xung đột Phân Chia Trách nhiệm: CFO Hagan là người duy nhất có toàn quyền trong QuickBooks, có thể tạo/sửa thông tin nhà cung cấp, khởi tạo thanh toán, phê duyệt, và chỉnh sửa/xóa bút toán đã ghi sổ
- Ghi đè dữ liệu: Nhật ký kiểm toán hệ thống cho thấy nhiều tên nhà cung cấp bị thay đổi SAU khi giao dịch đã thực hiện và ghi sổ
Đối chất lần 1
Ortiz và ông Smith trao đổi với CFO Hagan về việc thay đổi tên nhà cung cấp.
Lời giải thích của Hagan: QuickBooks cũ thường gặp lỗi, tự động gán sai tên nhà cung cấp sau thanh toán. Việc sửa tên chỉ là hành động "sửa lỗi" thủ công để sổ sách khớp với hóa đơn gốc.
🔍 Phương pháp kiểm tra: Xác minh bên thứ ba
Ortiz thực hiện đối chiếu xác nhận từ bên thứ ba (third-party verification) theo hai hướng song song:
- Yêu cầu báo cáo đầy đủ chi tiêu cho nhà cung cấp từ QuickBooks của LeBarge (trong năm qua)
- Liên lạc trực tiếp với nhà cung cấp, yêu cầu họ cung cấp bảng tổng kết hóa đơn của họ trong cùng kỳ
- Kết quả: Chênh lệch 250.000 đô la chỉ trong 12 tháng mà nhà cung cấp chưa bao giờ nhận được
Đối chất lần 2 và hậu quả
Hagan bị đối chất với bằng chứng không thể chối cãi. Bà bị đình chỉ công việc. Ngày hôm sau, cơ quan thực thi pháp luật được thông báo.
Kết luận cuối cùng: Jennifer Hagan bị kết tội biển thủ hơn 800.000 đô la trong 5 năm (trung bình 160.000 đô la/năm). Công ty LeBarge phục hồi lợi nhuận ngay lập tức.
Phương thức gian lận của Hagan
Hagan sử dụng sổ cái QuickBooks của công ty như sổ séc cá nhân, thanh toán hóa đơn và mua sắm cho bản thân.
Sau khi khoản thanh toán hoàn tất, Hagan quay lại phần mềm và thay đổi tên "nhà cung cấp" trong bản ghi giao dịch thành một nhà cung cấp hợp lệ của công ty.
Từ từ tăng dần số tiền khi công ty phát triển, khiến hành vi trộm cắp trông giống chi phí tăng bình thường của doanh nghiệp đang bùng nổ.
Ông Smith quá tin tưởng Hagan, Hagan có toàn quyền với phần mềm QuickBooks, thiếu vắng các thủ tục kiểm soát cơ bản như đối chiếu công nợ định kỳ với nhà cung cấp và rà soát nhật ký hệ thống.
Nhận xét
Đăng nhận xét