NHỮNG TÀI KHOẢN RÒ RỈ
Một nhân viên kế toán pháp lý đến định giá doanh nghiệp tại một công ty cung cấp vật tư ống nước đã phanh phui hành vi biển thủ của một nhân viên kế toán đáng tin cậy.
Kế toán pháp chứng Jim Golden đã không nghĩ đến việc phát hiện gian lận khi ông được yêu cầu thực hiện một cuộc định giá doanh nghiệp cho hai anh em sở hữu một công ty cung cấp vật tư ngành nước. Khách hàng của ông, Martin và Glenn Edwards, đồng sở hữu Plumbing Perfection, một công ty 30 năm tuổi với doanh thu hàng năm hơn 10 triệu đô la. Vì sức khỏe của Martin ngày càng suy yếu, ông dự định bán cổ phần của mình trong công ty cho Glenn.
Cả hai anh em đều là những người có máu kinh doanh và sở hữu một vài doanh nghiệp, nhưng cả hai đều không có kiến thức kinh doanh bài bản, và họ không tham gia nhiều vào các hoạt động hàng ngày. Kết quả là, họ dựa vào người quản lý sổ sách đáng tin cậy của họ, Sarah Richland, để quản lý công việc kinh doanh. Richland, người đã làm việc với công ty từ khi thành lập, xử lý tất cả các giao dịch tiền mặt và tiền gửi, thực hiện đối chiếu ngân hàng, duy trì hồ sơ kế toán QuickBooks của công ty, là quản trị viên hệ thống và lập báo cáo tài chính. Cô ấy cũng điều hành một doanh nghiệp riêng biệt với cửa hàng sửa ống nước.
Những lo ngại ban đầu và việc phát hiện gian lận
Sau khi tham vấn ban đầu với anh em nhà Edwards và Richland, Golden đã lo ngại về việc thiếu phân tách trách nhiệm rõ ràng trong công việc kinh doanh. Ông sớm phát hiện ra một kế hoạch biển thủ lớn đã diễn ra trong hơn tám năm.
Richland, người không có bằng cấp kế toán chính quy, ban đầu tỏ ra thân thiện, nhưng dường như ngạc nhiên khi Golden yêu cầu cô cung cấp bản sao lưu của tệp dữ liệu QuickBooks cho Plumbing Perfection. Sau khi không phản hồi nhiều yêu cầu về tệp trong gần một tháng, Richland đã liên hệ với Golden để giải thích rằng cô không biết cách tạo bản sao lưu của tệp. Golden đã hoài nghi vì anh biết việc tạo bản sao lưu của tệp dữ liệu là một quy trình đơn giản và thường xuyên. Anh lên lịch một cuộc họp với Richland tại cửa hàng vào sáng hôm sau để chỉ cho cô cách tạo tệp sao lưu.
Tập tin nén và những nghi ngờ gia tăng
Ngay trước cuộc họp, Golden nhận được email từ Richland chứa tệp sao lưu. Sau khi xem xét tệp, anh ấy ngạc nhiên vì nó đã được nén lại. Nén một tệp dữ liệu QuickBooks có thể là một công cụ hữu ích trong trường hợp tệp trở nên lớn và hoạt động chậm hơn sau nhiều năm. Tiện ích nén của phần mềm thay thế một số lượng lớn các bút toán chi tiết cũ, có thể không còn cần thiết cho quản lý, bằng một bút toán tóm tắt. Kích thước tệp nhỏ hơn cho phép QuickBooks chạy nhanh hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng tiện ích nén chỉ nên được khuyến nghị như là phương sách cuối cùng vì quá trình này không thể đảo ngược, xóa vĩnh viễn chi tiết giao dịch và có khả năng gây ra lỗi có thể dẫn đến báo cáo tài chính không cân bằng.
Những lo ngại của Golden tăng lên vì anh ta chỉ thấy tiện ích condense được sử dụng để che giấu gian lận. Anh ta ngay lập tức liên hệ với anh em nhà Edwards để thảo luận về những lo ngại của mình và yêu cầu cho phép thử khôi phục bất kỳ dữ liệu QuickBooks cũ nào mà họ có thể lấy được từ cơ sở của công ty. Khoảng nửa đêm hôm đó, Golden và một chuyên gia pháp lý máy tính đã sao chép và tạo ảnh cho tất cả các ổ cứng sao lưu và bảo mật tất cả các hồ sơ giấy có sẵn.
Từ dữ liệu ổ cứng đã sao chép, họ đã định vị được một số bản sao lưu của QuickBooks (được tạo tự động khi sử dụng tiện ích condense), khôi phục dữ liệu cấp giao dịch cần thiết cho phân tích. Họ cũng xác định từ bộ nhớ cache các tệp máy tính internet rằng Richland gần đây đã nghiên cứu cách xóa dấu vết kiểm toán trong QuickBooks. Tuy nhiên, phiên bản phần mềm mà Plumbing Perfection sử dụng không cho phép cô ta xóa dấu vết kiểm toán. Rõ ràng đây là một dấu hiệu của gian lận.
Phân tích dấu vết kiểm toán
Nhật ký kiểm toán của QuickBooks ghi lại mọi giao dịch được nhập, cũng như mọi thay đổi hoặc xóa đối với từng giao dịch. Nhật ký kiểm toán cũng ghi lại ngày, giờ và tên của người dùng đã nhập, xóa hoặc thay đổi giao dịch. Vì nhật ký kiểm toán ghi lại mọi thay đổi, nên nó thường là một tệp lớn mà những người dùng thiếu kinh nghiệm có thể gặp khó khăn khi làm việc.
Để phân tích dấu vết kiểm toán, Golden và nhân viên của ông đã xuất dữ liệu sang Excel, nơi họ có thể tóm tắt dữ liệu bằng cách sử dụng bảng tổng hợp PivotTable. PivotTable là một công cụ hữu ích để phân tích lượng lớn dữ liệu, xem xét xu hướng và mô hình trong dữ liệu, đồng thời phát hiện và đi sâu vào các điểm bất thường. Trong tài khoản của Plumbing Perfection, có khoảng 700 giao dịch bị thay đổi hàng năm từ năm 2006 đến năm 2014. Số lượng giao dịch bị thay đổi đã tăng lên đáng kể, thành 5.036 vào năm 2015 và 10.836 giao dịch trong năm 2016.
Để xác định lý do số lượng giao dịch bị thay đổi tăng lên đáng kể, Golden và nhân viên của ông đã xoay dữ liệu một lần nữa để hiển thị số lượng thay đổi được thực hiện đối với mỗi số giao dịch và sắp xếp số lượng thay đổi từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Đáng kinh ngạc là có một số trường hợp một giao dịch duy nhất đã bị thay đổi 19 lần. Khi kiểm tra các mục, Golden phát hiện ra rằng những thay đổi duy nhất được thực hiện là tên nhà cung cấp.
Vạch trần thủ đoạn và hậu quả
Trong quá trình xem xét, đội điều tra phát hiện ra rằng Richland đã thực hiện tất cả các thay đổi. Cô ta đã thay đổi các mục nhập ban đầu thành tên của các bên mà cô ta giao dịch trong công việc kinh doanh riêng của mình và tạo séc thanh toán cho các nhà cung cấp của mình. Sau khi tạo séc, cô ta sẽ thay đổi tên trở lại thành các nhà cung cấp hợp pháp, khiến có vẻ như nhà cung cấp ban đầu đã được thanh toán.
Những thay đổi này thường xảy ra trong vòng vài phút. Tuy nhiên, do bản cập nhật phần mềm QuickBooks vào năm 2015, mỗi khi có sự thay đổi tên nhà cung cấp, tất cả các giao dịch trước đó cũng bị thay đổi theo, do đó tạo ra nhiều mục nhập cho các giao dịch đã thay đổi.
Glenn Edwards là người ký séc chính, nhưng vì tin tưởng Richland và hiếm khi nghi ngờ điều gì, ông thường ký séc mà không xem xét các tài liệu hỗ trợ. Các nhà điều tra xác định rằng Richland đã tạo ra 42 séc gian lận trong hơn tám năm, với tổng số tiền đánh cắp vượt quá 330.000 đô la. Trớ trêu thay, vì các mục nhập gian lận xuất hiện trong QuickBooks dưới dạng các khoản tiền hợp lý cho các nhà cung cấp hợp pháp, Richland có lẽ đã không bị bắt nếu cô ấy không nén tệp dữ liệu, điều này làm dấy lên sự nghi ngờ của Golden.
Khi Golden đối chất với Richland bằng những bằng chứng mà anh ta đã thu thập được, cô ta thú nhận và ngay lập tức bị sa thải. Richland cuối cùng đã đạt được thỏa thuận với anh em nhà Edwards để bồi thường các khoản tiền đã biển thủ. Sau đó, một đặc vụ của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) điều tra vụ án đã liên hệ với Golden, và văn phòng công tố viên tiểu bang đã gửi trát đòi hầu tòa cho công ty của Golden để giao nộp tất cả các tài liệu và phân tích mà họ đã thực hiện trong quá trình điều tra. Vụ kiện pháp lý vẫn đang chờ xử lý.
Kết luận câu chuyện
Cuối cùng, Plumbing Perfection vẫn tiếp tục hoạt động kinh doanh và Martin Edwards đã chuyển quyền sở hữu của mình cho em trai là Glenn.
LESSONS LEARNED
- Tin tưởng, nhưng phải xác minh. Quá tin tưởng là một yếu tố then chốt trong hầu hết các vụ biển thủ. Người ký séc phải luôn xác minh rằng một nhà cung cấp đã được ủy quyền thanh toán bằng cách tham khảo một tập tin nhà cung cấp đã được phê duyệt, kiểm soát truy cập và xem xét kỹ lưỡng các dữ liệu hỗ trợ.
- Tìm kiếm những dấu hiệu báo trước gian lận. Chúng thường xuất hiện dưới dạng những bất thường trong dữ liệu, như đã xảy ra trong trường hợp này.
- Chủ sở hữu nên chủ động quản lý các hoạt động hàng ngày ở những doanh nghiệp thiếu nhân sự với việc phân chia trách nhiệm không đầy đủ, cung cấp một biện pháp kiểm soát bù đắp.
- Việc truy cập vào nhật ký kiểm toán (audit trail) và tiện ích nén dữ liệu (condense utility) của phần mềm kế toán cần được kiểm soát cẩn thận. Quản trị viên hệ thống nên là người khác với những cá nhân nhập liệu vào các ứng dụng kế toán.
- Trong những tình huống bắt buộc phải sử dụng tiện ích nén, công ty nên đảm bảo có một bản sao chưa nén của tệp dữ liệu sao lưu và lưu trữ ở nhiều vị trí.
- Mọi vụ gian lận lớn đều bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt. Mặc dù kế hoạch gian lận này được khởi xướng ở quy mô nhỏ, nhưng cuối cùng kẻ biển thủ trở nên táo bạo hơn, tăng số lượng và giá trị các khoản chi sai trái.
