GIAN LẬN TRONG TRƯỜNG HỌC
Phân tích các vụ gian lận làm cạn kiệt ngân sách giáo dục
Vụ án 1: Lạm Dụng Ngân Sách Tại Khu Học Chánh Wellington
Bối Cảnh Vụ Việc
Khi cuộc khủng hoảng ngân sách của Khu Học Chánh Wellington được công khai, người dân đã bị sốc. Giám đốc sở, Tina Franken, và quản lý kinh doanh, William McKenzie, là những nhà lãnh đạo đổi mới. Tuy nhiên, khi kế toán trưởng lâu năm từ chức và đệ đơn kiện, cáo buộc gian lận và lạm dụng, một cuộc điều tra đã được tiến hành để làm rõ khoản thâm hụt ngân sách 2 triệu đô la.
Những Dấu Hiệu Cảnh Báo
Kiểm toán viên nội bộ, Denise Silva, đã phát hiện ra nhiều điểm bất thường nghiêm trọng trong quy trình ngân sách:
- Ngân sách Gộp: Ngân sách chỉ được chia thành bốn hạng mục lớn, cho phép quản lý kinh doanh tùy ý phân bổ tiền vào các tài khoản chi tiết mà không có sự giám sát.
- Chuyển Tiền Không Phê Duyệt: Hàng trăm giao dịch chuyển tiền giữa các tài khoản được thực hiện hàng tháng mà không có sự chấp thuận của hội đồng trường.
- Thiếu Ngân Sách Doanh Thu: Các khoản thu từ phí thể thao, xe buýt, và hoạt động học sinh được ghi nhận là "tiền mặt dự phòng" và không được đưa vào ngân sách, tạo ra một quỹ đen.
Phát Hiện Từ Cuộc Điều Tra
Cuộc điều tra sâu hơn của Silva đã vạch trần một mạng lưới gian lận và lạm dụng có hệ thống:
- Mua sắm cá nhân: Tiền của khu học chánh được dùng để mua tivi màn hình phẳng, thiết bị văn phòng và máy tính xách tay cho mục đích cá nhân của các quản trị viên.
- Hoàn trả chi phí gian lận: Các quản trị viên được hoàn trả nhiều lần cho cùng một chuyến đi, và thậm chí chi phí cho vợ/chồng của họ cũng được khu học chánh chi trả, vượt quá ngưỡng chính sách.
- Nhân viên "ma": Người thân của các quản lý được đưa vào danh sách trả lương dù không hề làm việc.
- Ăn cắp thời gian: Nhiều quản lý rời văn phòng vào lúc 2 giờ chiều dù giờ làm việc kéo dài đến 5 giờ chiều.
- Lại quả từ nhà cung cấp: Các quản lý nhận hối lộ từ nhà cung cấp để đổi lấy các hợp đồng mua sắm và trao thầu lớn.
Bài Học Kinh Nghiệm (Lessons Learned)
- Đánh giá rủi ro ngân sách: Quy trình lập ngân sách phải được xem xét lại thường xuyên để phát hiện các lỗ hổng.
- Giám sát các kiểm soát quan trọng: Việc loại bỏ các bước kiểm soát khỏi quy trình là một dấu hiệu cảnh báo lớn và cần được chú ý ngay lập tức.
- Kiểm toán luân phiên: Các bộ phận kiểm toán nhỏ nên thực hiện đánh giá luân phiên các lĩnh vực khác nhau (tiền mặt, bảng lương, nhà cung cấp) để có phạm vi bao phủ rộng hơn.
- Ưu tiên các lĩnh vực rủi ro cao: Khi phát hiện vấn đề nghiêm trọng, kiểm toán nội bộ phải sẵn sàng tạm dừng các kế hoạch khác để tập trung toàn bộ nguồn lực vào việc điều tra.
Vụ án 2: Gian Lận Trong Trường Học của Anita
Câu chuyện tập trung vào "Anita", một nhân viên mua hàng kỳ cựu 20 năm, người kiểm soát toàn bộ quy trình: đặt hàng, nhận hàng và phê duyệt thanh toán. Sự thiếu phân chia trách nhiệm này chính là lỗ hổng chết người.
Phương Thức Thực Hiện
- Tạo công ty vỏ bọc: Anita thành lập một công ty có tên gần giống hệt một nhà cung cấp hợp pháp của trường ("General Supply" so với "General School Supply") và mở một hộp thư bưu điện cùng tài khoản ngân hàng riêng.
- Đặt hàng thật: Khi nhận được yêu cầu mua hàng (ví dụ: sách giáo khoa 1.000 đô la), cô ấy sẽ đặt hàng đúng với nhà cung cấp thật.
- Tráo hóa đơn: Khi sách được giao, cô ấy ký nhận, sau đó xé hóa đơn gốc trị giá 1.000 đô la. Cô tạo một hóa đơn giả từ công ty vỏ bọc của mình với số tiền cao hơn (ví dụ: 1.200 đô la).
- Tự phê duyệt và nhận tiền: Cô tự phê duyệt hóa đơn giả. Khu học chánh gửi séc 1.200 đô la đến hộp thư của cô.
- Rửa tiền và bỏ túi lợi nhuận: Anita gửi séc vào tài khoản công ty vỏ bọc, trả 1.000 đô la cho nhà cung cấp thật và giữ lại 200 đô la. Đôi khi, cô chỉ gửi hóa đơn giả cho hàng hóa không tồn tại và bỏ túi toàn bộ số tiền.
Làm Thế Nào Vụ Gian Lận Bị Phát Giác?
Vậy câu hỏi là, làm thế nào mà điều này không bị chú ý trong một thời gian dài như vậy? Câu trả lời là bi thảm đơn giản: lòng tin... Kế hoạch chỉ bị vạch trần vì một cặp mắt mới.
Một nhân viên kế toán mới được thuê đã nhận thấy sự trùng lặp tên nhà cung cấp và địa chỉ hộp thư bưu điện đáng ngờ. Cô đã báo cáo cho người quản lý, người sau đó đã tra cứu đăng ký kinh doanh và phát hiện ra chủ sở hữu của công ty vỏ bọc chính là Anita.
Bài Học Kinh Nghiệm (Lessons Learned)
- Phân Chia Trách Nhiệm (Segregation of Duties)
Đây là bài học quan trọng nhất. Một cá nhân không bao giờ được kiểm soát toàn bộ một giao dịch từ đầu đến cuối. Người đặt hàng, người nhận hàng, và người thanh toán phải là những người khác nhau.
- Nguy Hiểm Của Lòng Tin Quá Mức
Lòng tin là một cảm xúc, không phải là một biện pháp kiểm soát nội bộ. Các quy trình và kiểm soát phải được áp dụng công bằng cho tất cả mọi người, bất kể thâm niên hay mức độ yêu mến.
- Giá Trị Của Sự Tò Mò và Hoài Nghi Chuyên Nghiệp
Vụ gian lận được phát hiện bởi một người đã dám đặt câu hỏi "Tại sao?" khi thấy một điều gì đó không khớp. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một văn hóa nơi nhân viên được khuyến khích đặt câu hỏi.
