Gian lận trộm tiền của nhân viên thu ngân
Nguồn tiếng Anh: IIA Magazine (ia202308-dl)
Một nhân viên cửa hàng quần áo và bạn bè của cô ta tạo ra các giao dịch trả hàng giả để kiếm thêm thu nhập.
Casey’s Corner từ lâu đã là một cửa hàng quần áo nổi tiếng ở thị trấn lịch sử Taylorsburg, Ohio. Cửa hàng được đặt theo tên con gái của chủ sở hữu, Casey Burn, người hiện đang điều hành hoạt động kinh doanh. Giống như mẹ mình, Burn tự hào về sự kết hợp tinh tế của cửa hàng giữa phong cách hiện đại, độc đáo; dịch vụ khách hàng vô song; và nét quyến rũ cổ điển.
Burn đã thuê sinh viên từ các trường trung học địa phương và các trường cao đẳng gần đó làm nhân viên bán hàng để giữ cho không khí vui vẻ và tươi mới. Một trong những nhân viên bán hàng là Tara Jay, con gái của một người bạn, người đã về nhà từ trường đại học trong mùa hè và nghỉ một năm để kiếm tiền đi học. Chẳng bao lâu sau, Jay đã nảy ra một ý tưởng tuyệt vời để thu hút nhiều khách hàng hơn mà Burn rất thích: Cứ hai tuần một lần, khi lô hàng sản phẩm mới về, cửa hàng sẽ tổ chức các sự kiện giao lưu như tiệc trà, đêm của các cô gái và câu lạc bộ bánh quy.
Burn đang trong quá trình mở một cửa hàng khác và doanh số dường như tốt hơn bao giờ hết. Vì quá bận rộn, cô ấy đã nhờ bạn mình là Sam Knox, một kiểm toán viên nội bộ tại một ngân hàng địa phương, giúp đỡ bằng cách kiểm tra tài khoản của cửa hàng vài lần mỗi quý. Trong một lần kiểm tra, Knox nhận thấy một mô hình lạ xuất hiện. Doanh số bán hàng cao, nhưng doanh thu dường như không tăng trưởng tương xứng.
Knox tự hỏi tại sao có thể xảy ra suy thoái. Mùa hè là thời điểm tốt cho cửa hàng vì nhiều khách hàng là sinh viên đại học đã về nhà. Khi mùa thu đến, doanh số sẽ chậm lại, nhưng những bữa tiệc mà Jay đã tổ chức đáng lẽ phải giữ chân được người dân địa phương. Làm thế nào mà Casey’s Corner có thể bán được nhiều hơn nhưng lại kiếm được ít hơn?
Việc xem xét kỹ hơn thông tin bán hàng từ sáu tháng trước đã cho thấy một xu hướng đáng lo ngại — rất nhiều khách hàng dường như đang trả lại hàng hóa. Mỗi lần trả lại dẫn đến hoàn tiền từ 100 đến 200 đô la, nhưng không bao giờ có hồ sơ bán hàng tương ứng.
Knox xem xét các khoản trả hàng cho đến khi cô ấy nhận ra một cái tên quen thuộc. Linh tính mách bảo, cô gọi cho Muriel Fond. Knox giải thích rằng cô đang giúp Burn xem xét các tài khoản của mình. “Tôi thấy gần đây bà có trả lại một số món đồ,” cô nói. “Chúng không phù hợp với bà sao?” Nhưng Fond nói rằng bà không trả lại bất cứ thứ gì. Thật vậy, bà nói rằng bà yêu thích cửa hàng và thích đưa các cháu gái đến mua sắm.
Knox xem xét kỹ hơn các tài khoản tín dụng còn lại. Một số tài khoản khách hàng không có giao dịch mua gần đây nhưng lại có giao dịch trả hàng cho các sản phẩm đã mua từ nhiều tháng trước. Các tài khoản khách hàng mới hơn lại có cả giao dịch mua và trả hàng trên cùng một thẻ tín dụng mỗi tháng.
Các khoản hoàn trả không đáng kể riêng lẻ, nhưng chúng nhanh chóng cộng dồn thành một số tiền khiến Knox phải chú ý. Điều đáng lo ngại hơn nữa là các giao dịch mua được thực hiện bằng thẻ tín dụng, nhưng nhiều khoản hoàn trả lại bằng tiền mặt. Nếu hoạt động gần đây trên tài khoản của Muriel là bất kỳ dấu hiệu nào, Knox nghi ngờ rằng các tài khoản còn lại này cũng không trả lại bất kỳ hàng hóa nào.
Sau đó là vấn đề về hàng tồn kho. Trên sổ sách, hàng tồn kho có vẻ đầy đủ, nhưng Burn vừa đề cập đến việc dòng túi xách mới đang bán nhanh như thế nào và cửa hàng sẽ cần phải đặt hàng thêm.
Bằng cách xem xét dữ liệu bán hàng của cửa hàng, tính toán vòng quay hàng tồn kho và kiểm tra các giao dịch trả hàng và hủy đơn, Knox đã suy đoán về những gì đang xảy ra. Cô ấy nói với Burn về những gì cô ấy nghi ngờ; ai đó đang quá hào phóng một cách bất thường với việc hoàn tiền. Cả hai quyết định tham dự sự kiện tiếp theo của cửa hàng và theo dõi chặt chẽ những gì đã được bán cho ai, và bởi ai.
Knox biết kẻ gian lận phải là một trong những nhân viên thu ngân, vì họ có khả năng thực hiện trả hàng. Tại sự kiện tiếp theo của cửa hàng, cô nhận thấy một nhân viên thu ngân rất tích cực làm việc tại quầy. Knox đối chiếu biên lai từ đêm tiệc và vài ngày sau đó.
Các giao dịch trả hàng chỉ xảy ra vào những ngày Jay làm việc. Có vẻ như cô sinh viên này đã tìm ra cách để kiếm thêm một chút tiền, hơn tất cả.
Burn và Knox đã nói chuyện với đồng nghiệp của Jay và biết rằng nhiều bạn bè của Jay đến và khăng khăng chỉ muốn Jay giúp đỡ, nhưng họ hiếm khi mua bất cứ thứ gì.
Mặc dù cửa hàng không có camera để quan sát nhân viên thu ngân, Knox và Burn vẫn ghép nối được cách Jay đã ăn cắp tiền. Jay sẽ cộng tiền vào thẻ của bạn bè mỗi tháng với số tiền mà sau này họ sẽ chia nhau.
Đôi khi, cô ta thậm chí còn cho phép khách hàng giữ lại túi xách và giày dép họ đã mua, nhưng vẫn thực hiện việc trả hàng trên thẻ của họ. Khi cách đó không đủ, cô ta quay lại các giao dịch bán hàng cũ và thực hiện trả hàng vào thẻ tín dụng, và chiếm giữ số tiền hoàn lại đó.
Các khoản trả hàng giả của Jay cũng làm sai lệch hàng tồn kho của cửa hàng. Khi Jay thực hiện hoàn tiền cho một mặt hàng, hệ thống ghi nhận tồn kho của cửa hàng có nhiều hơn một đơn vị so với số lượng thực tế có sẵn, khiến cửa hàng ghi nhận một lượng hàng tồn kho ""ảo"".
Một điểm yếu kiểm soát nghiêm trọng trong hoạt động của Casey’s Corner là chính sách hoàn trả không yêu cầu mỗi lần hoàn tiền phải có hóa đơn gốc của cửa hàng đi kèm. Đây là tất cả những gì Jay cần hoàn tiền cho khách hàng đối với những mặt hàng họ chưa bao giờ mua. Chiêu trò hoàn tiền giả mạo của Jay sẽ khó thực hiện hơn nhiều nếu bản sao hóa đơn hoàn tiền của cửa hàng bắt buộc phải được đính kèm với hóa đơn bán hàng gốc.
Ngoài ra, Jay không phải xin phép Burn để xử lý các khoản hoàn tiền cho khách hàng. Không có quản lý nào khác có thể phê duyệt hoặc từ chối việc trả hàng và hủy giao dịch. Burn đã không xem xét các tài liệu hỗ trợ cần thiết cho các giao dịch trả hàng của khách hàng. Cô ấy chỉ đơn giản là quá bận, và Jay biết điều đó. Jay đã thực hiện hành vi gian lận của mình trong hơn sáu tháng, khiến cửa hàng thiệt hại gần 20.000 đô la.
Burn đã sa thải Jay nhưng không theo đuổi vụ kiện. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của Knox, Burn đã có thể triển khai các biện pháp kiểm soát nội bộ mới, cập nhật để giải quyết lỗ hổng gian lận mà Jay đã khai thác. Không còn vụ trộm cắp nào nữa, Burn cuối cùng đã có thể mở cửa hàng thứ hai của mình ở một thị trấn gần đó.
Bài Học Kinh Nghiệm (Từ Vụ Casey's Corner)
- Việc hoàn tiền cho khách hàng có thể là nơi gian lận phát triển mạnh nếu không duy trì sự giám sát. Ban quản lý nên thường xuyên đánh giá tất cả hoạt động hoàn tiền cho khách hàng của nhân viên và nhận thức được tần suất và quy mô của các hoàn tiền được tạo ra. Nếu không có sự giám sát định kỳ này, hành vi gian lận của Jay đã có thể tiếp tục mà không bị phát hiện. Burn cũng nên xem xét tất cả các giao dịch hoàn tiền hoặc hủy giao dịch.
- Ban quản lý nên cảnh giác với những khách hàng luôn muốn giao dịch với một nhân viên bán hàng cụ thể. Khách hàng có thể có nhân viên bán hàng yêu thích, nhưng khi một số lượng đáng ngờ khách hàng liên tục từ chối dịch vụ của bất kỳ ai khác ngoài một nhân viên cụ thể, đây có thể là một dấu hiệu cảnh báo cho ban quản lý rằng có điều gì đó gian dối đang xảy ra.
- Cấp trên nên phê duyệt các khoản hoàn trả cho khách hàng. Bằng cách hạn chế quyền truy cập, cấp mã hoặc ủy quyền cần thiết để xử lý hoàn tiền, những nhân viên như Jay sẽ khó lạm dụng để gian lận các giao dịch hoàn tiền của khách hàng hơn.
- Sự khác biệt đáng kể giữa số liệu hàng tồn kho trên sổ sách và kiểm kê thực tế nên được điều tra. Ban quản lý nên theo dõi những thay đổi trong hàng tồn kho thường xuyên. Nếu ban quản lý phát hiện ra sự khác biệt mà không có giải thích đầy đủ, thì cần phải phân tích sâu hơn. Mưu đồ của Jay đã gây ra sự khác biệt lớn về hàng tồn kho, nếu được khám phá, có lẽ đã cảnh báo Burn rằng có điều gì đó đáng ngờ đang xảy ra trong cửa hàng của cô.
