Vụ gian lận triệu đô từ bộ phận mua hàng

THE FRAUD BEHIND THE FLAGS

A CHIEF OPERATING OFFICER HID HER MULTIMILLION-DOLLAR SCHEME BEHIND A COST-SAVINGS INITIATIVE.

MỘT GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH ĐÃ CHE GIẤU KẾ HOẠCH LỪA ĐẢO HÀNG TRIỆU ĐÔ LA SAU MỘT SÁNG KIẾN TIẾT KIỆM CHI PHÍ.

Link tiếng anh: https://internalauditor.theiia.org/en/articles/2020/march/the-fraud-behind-the-flags/

Bối Cảnh và Đánh Giá Rủi Ro Ban Đầu

Sau khi ông Greg Kane được bổ nhiệm vào vị trí Giám đốc Kiểm toán Nội bộ tại State Elder Care Co., một công ty quản lý 54 trung tâm chăm sóc người cao tuổi tại Florida, một trong những ưu tiên hàng đầu của ông là thiết lập lại quy trình đánh giá rủi ro hiện hành. Theo nhận định của ông, phương pháp tiếp cận của vị giám đốc tiền nhiệm thiếu tính hệ thống và tiềm ẩn nhiều sơ hở.

Trong quá trình đánh giá rủi ro, ông Kane đã tiến hành làm việc trực tiếp với các trưởng bộ phận, bao gồm ông Tom Anderson, Giám đốc bộ phận Mua hàng. Bộ phận Mua hàng được xác định là một khu vực có mức độ rủi ro ngày càng gia tăng, do khối lượng giao dịch mua sắm lớn và việc không có hoạt động kiểm toán nội bộ trong suốt năm năm trước đó. Theo thông tin từ ông Anderson, bộ phận này đang tập trung cao độ vào một sáng kiến tiết kiệm chi phí do Giám đốc Điều hành (COO), bà Dianna Foster, chủ trì.

Khi được hỏi về tiến độ triển khai sáng kiến này, ông Anderson đã nhiệt tình báo cáo rằng 80% chi phí của 54 trung tâm đã được hợp nhất, nhằm tận dụng tối đa sức mua của bộ phận và giảm thiểu chi phí.

Kiểm Toán và Phản Đối Ban Đầu

Ông Kane đã trình bày báo cáo đánh giá rủi ro và kế hoạch kiểm toán nội bộ của mình lên Ủy ban Kiểm toán, trong đó bao gồm việc xem xét hoạt động của bộ phận Mua hàng. Bà Foster đã kiên quyết phản đối việc đưa bộ phận Mua hàng vào kế hoạch kiểm toán, với lý do sáng kiến tiết kiệm chi phí chưa hoàn thành và một cuộc kiểm toán có thể gây gián đoạn các nỗ lực cải tiến. Ủy ban Kiểm toán ban đầu có phần do dự, nhưng cuối cùng đã đồng ý tiến hành kiểm toán, chủ yếu dựa trên sự kiên trì của ông Kane rằng một khu vực tiềm ẩn rủi ro cao không nên bị bỏ qua trong một thời gian dài như vậy.

Quá Trình Kiểm Toán và Phát Hiện Bất Thường

Các kiểm toán viên nội bộ đã bắt đầu giai đoạn khảo sát bằng cách kiểm tra các thủ tục kiểm soát mua hàng và thực hiện phân tích sơ bộ dữ liệu mua hàng, trong đó tập trung vào việc xem xét xu hướng biến động chi phí qua các năm. Họ cũng tiến hành kiểm tra tuân thủ đối với quy trình phê duyệt đơn đặt hàng, quy trình thêm mới nhà cung cấp vào hồ sơ danh mục nhà cung cấp và quy trình đấu thầu. Sau khi xác nhận tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đã được ghi nhận đầy đủ và thực hiện nghiêm túc, các kiểm toán viên đã chọn một mẫu ngẫu nhiên gồm 30 mặt hàng và dịch vụ đã mua và thực hiện kiểm tra chi tiết đối với toàn bộ quy trình mua hàng. Kết quả cho thấy mọi giao dịch đều tuân thủ tuyệt đối các quy định, với ba hồ sơ dự thầu cho mỗi sản phẩm, lựa chọn nhà thầu có giá tốt nhất, phê duyệt được ghi nhận đầy đủ và tuân thủ các cấp ủy quyền.

Trong buổi làm việc nhóm, một kiểm toán viên đã đưa ra một nhận xét bất thường về một trong các mẫu kiểm tra – 900 lá cờ được mua vào năm trước với đơn giá $150 cho mỗi trung tâm. Do chưa từng xem xét chi phí và độ bền của một lá cờ trước đây, kiểm toán viên này cho rằng đây là một khoản chi phí đáng kể. Một tìm kiếm nhanh trên Google cho thấy những lá cờ chất lượng, có tuổi thọ khoảng 90 ngày và giá thị trường chỉ khoảng $40. Điều này dẫn đến nghi ngờ về khả năng chi vượt định mức là ($150 – $40) x (900 – 200) = $77,000

Điều Tra Sâu Hơn về Nhà Cung Cấp

Ông Kane đã rà soát kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ kiểm toán. Mọi chứng từ đều phù hợp với chính sách mua hàng, và các biện pháp kiểm soát dường như đã được triển khai đầy đủ. Tuy nhiên, một điều bất chợt nảy ra trong đầu ông. Nhóm kiểm toán đã bỏ qua việc thẩm định các nhà cung cấp. Ông tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp cờ trên Google nhưng không tìm thấy trang web nào. Mặc dù vậy, ông phát hiện ra rằng công ty này chỉ mới được thành lập cách đó hai năm.

Với thông tin mới này, ông Kane và nhóm của mình đã xác định bất kỳ khoản mục nào có mức chi tiêu tăng từ 10% trở lên so với năm trước. Một số khoản mục đã được xác định, với tổng chi phí lên đến khoảng $200 triệu đô la. Dữ liệu cho thấy các khoản mục có chi phí tăng gần như tăng gấp đôi mỗi năm. Trong mẫu kiểm tra này, họ xác định được các khoản mục được cung cấp bởi các nhà cung cấp mới, chiếm gần một nửa số lượng mẫu.

Sau đó, nhóm đã đi sâu điều tra từng nhà cung cấp trong quy trình đấu thầu. Mỗi hồ sơ dự thầu đều có vẻ hợp lệ về hình thức, nhưng nhiều công ty tham gia đấu thầu mới được thành lập gần đây và không có trang web. Một vài công ty liên tục tham gia vào quy trình đấu thầu, bất kể kết quả thắng hay thua. Khi xem xét các hồ sơ dự thầu trước đây, nhóm nhận thấy rằng, trong nhiều trường hợp, các nhà cung cấp truyền thống đã không được đưa vào quy trình đấu thầu hiện tại. Nhóm của ông Kane đã lập biên bản ghi nhận những phát hiện này để chuẩn bị cho cuộc họp với ông Anderson

Đối Chất và Lời Thú Nhận

Ông Kane giải thích rằng xuất phát từ những phát hiện bất thường liên quan đến việc mua cờ, ông đã quyết định phân tích sâu hơn dữ liệu mua hàng. Ông Anderson tái mặt. Ông Kane hỏi bộ phận mua sắm đã lựa chọn nhà cung cấp cờ như thế nào và tần suất thay thế cờ là bao lâu. Sau một khoảng im lặng kéo dài, ông Anderson khẽ run giọng giải thích rằng ông và nhóm của mình đã làm việc nỗ lực để tiết kiệm chi phí và đạt được những tiến bộ đáng kể qua từng năm. Do thiếu hụt nhân sự, bà Foster đã hỗ trợ quản lý quy trình đấu thầu cho một số mặt hàng. Ban đầu, đây dường như là một ý tưởng tốt, nhưng số lượng mặt hàng do bà Foster quản lý đã tăng lên đáng kể qua mỗi năm.

Ông Anderson thừa nhận đã duyệt hàng loạt các hồ sơ dự thầu và phê duyệt một cách thiếu thận trọng, do giả định mọi thứ đều minh bạch. Họ vẫn nhận được các mặt hàng đảm bảo chất lượng và mức tiết kiệm chi phí ngày càng tăng, vì vậy ông đã không nghi ngờ nhiều. Nhưng ông bắt đầu lo lắng từ hai năm trước, sau khi một trong những nhà cung cấp lâu năm của công ty liên hệ với ông về việc bị loại khỏi quy trình đấu thầu. Ông Anderson đã xem xét hồ sơ dự thầu và ngạc nhiên khi thấy giá dự thầu cao hơn dự kiến.

Vạch Trần Kế Hoạch Lừa Đảo

Ông Kane và nhóm của mình sau đó đã rà soát toàn bộ các hồ sơ dự thầu để xác định danh tính các nhà cung cấp. Hai mươi mốt công ty mới thành lập gần đây là các nhà cung cấp mới của công ty. Công tác điều tra sâu hơn cho thấy nhiều công ty trong số đó được đăng ký dưới tên Erin Foster, em gái của bà Dianna. Ông Kane và Phó Chủ tịch phụ trách Pháp lý đã trực tiếp báo cáo những lo ngại của họ với Ủy ban Kiểm toán.

Trong vòng 5 năm, bà Dianna Foster đã che giấu một hành vi gian lận trị giá 15 triệu đô la bằng cách lợi dụng sáng kiến tiết kiệm chi phí của bộ phận Mua hàng. Bà ta đe dọa sẽ ngừng giao dịch với các nhà cung cấp nếu họ không đồng ý tăng giá từ 20% đến 30% và trả lại cho bà ta 80% khoản tăng thêm đó dưới hình thức hoa hồng. Một nhà cung cấp, một công ty cung cấp dịch vụ chăm sóc tế bần, đã đồng ý trả cho bà Foster một khoản phí giới thiệu cá nhân cho mỗi người cao tuổi được giới thiệu từ các trung tâm chăm sóc. Đến năm thứ hai, bà ta nhận ra rằng việc thành lập các công ty trung gian và đưa chúng vào quy trình đấu thầu sẽ dễ dàng hơn. Các công ty này, do em gái bà ta điều hành, sẽ đóng vai trò là khâu trung gian trong giao dịch – mua hàng từ nhà cung cấp ban đầu, tăng giá bán và chia lợi nhuận.

Kết Quả và Hình Phạt

Dianna Foster cuối cùng đã bị bắt và kết án sáu năm tù giam cùng với lệnh bồi thường. Tổ chức các nhà cung cấp mà Erin Foster tạo ra bao gồm 16 công ty khác nhau và 87 tài khoản ngân hàng riêng biệt. Erin Foster bị kết án ba năm tù giam và cũng phải bồi thường.

LESSONS LEARNED (Bài Học Kinh Nghiệm)

Giả định mọi câu hỏi chưa được trả lời đều quan trọng. Trong vụ việc này, hành vi gian lận đã không bị phát hiện nếu không có câu hỏi về chi phí mua cờ bất thường. Những câu hỏi chưa được làm rõ này không phải lúc nào cũng dẫn đến việc phát hiện gian lận, nhưng chúng luôn cung cấp thêm bối cảnh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và giúp chứng minh sự hiểu biết về quy trình mà bộ phận Kiểm toán Nội bộ đang xem xét

Phân tích dữ liệu có thể là một công cụ mạnh mẽ. Tuy nhiên, hiệu quả của nó sẽ tăng lên đáng kể khi kiểm toán viên nội bộ biết cần đặt ra những câu hỏi nào nên được đặt ra. Và việc thực hiện phân tích đột xuất trong quá trình kiểm toán nội bộ là một bổ sung giá trị cho việc chạy một bộ phân tích tiêu chuẩn ngay từ đầu.

Điều chỉnh quy trình dựa trên rủi ro. Các kế hoạch kiểm toán được xây dựng dựa trên các giả định ban đầu và cần được điều chỉnh linh hoạt khi có thông tin mới. Giá trị của kiểm toán nội bộ không chỉ nằm ở việc đảm bảo tuân thủ thời hạn, mà quan trọng hơn là hỗ trợ xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Khi mức độ rủi ro của một quy trình tăng lên do có thông tin mới, giá trị tiềm năng của các thủ tục kiểm toán cũng tăng theo.

Các lĩnh vực rủi ro cao phải luôn được xem xét định kỳ. Việc thực hiện kiểm toán hàng năm đối với bộ phận Mua hàng có lẽ đã ngăn chặn được hành vi gian lận này, do bà Foster sẽ lo sợ bị phát hiện hơn. Qua từng năm sau sự cố ban đầu, quy mô gian lận gần như tăng gấp đôi. Việc phát hiện và xử lý thủ phạm trong năm thứ ba có lẽ đã giúp công ty tiết kiệm gần 10 triệu đô la. So sánh điều này với 300 giờ làm việc của kiểm toán nội bộ và khoảng 40 giờ làm việc của nhân viên mua hàng cho thấy đây là một khoản đầu tư có tỷ suất hoàn vốn cao.

Học CIA Online 🇻🇳 "

Gian lận Bên thứ ba - Cái giá phải trả của việc mất kiểm soát

GUILT BY ASSOCIATION

MỘT TỔ CHỨC THÀNH VIÊN TRẢ GIÁ ĐẮT SAU KHI GIAO QUÁ NHIỀU QUYỀN KIỂM SOÁT CHO CÔNG TY QUẢN LÝ CỦA MÌNH.

Nguồn: https://internalauditor.theiia.org/en/articles/2019/august/guilt-by-association/

Bà Olivia Munro, Giám đốc Tài chính (CFO) của một bệnh viện và là cựu dược sĩ, đã được đề nghị đảm nhận vị trí thủ quỹ tại tổ chức dược phẩm tiểu bang của bà, một tổ chức đang đối mặt với các vấn đề về tính bền vững. Tình hình tài chính và số lượng thành viên của tổ chức này đang suy giảm, và hội đồng quản trị đang gặp khó khăn trong việc lèo lái tổ chức vượt qua giai đoạn thử thách này. Xuất phát từ ý thức trách nhiệm nghề nghiệp, bà đã đồng ý đảm nhận vai trò này. Do chưa từng phục vụ trong hội đồng quản trị chuyên môn nào, bà Munro không biết mình nên kỳ vọng điều gì.

Hiệp hội nhỏ này, với khoảng 750 thành viên, thu niên phí $350, bao gồm các chương trình đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu về đào tạo liên tục bắt buộc để duy trì giấy phép hành nghề. Tuy nhiên, phần lớn doanh thu lại đến từ một hội nghị đào tạo thường niên có thu phí đăng ký tham dự. Hội nghị này có tỷ lệ tham dự thấp, do đó phần lớn doanh thu đến từ các khoản tài trợ quảng cáo của các nhà sản xuất dược phẩm.

Sau khi gia nhập hội đồng quản trị, bà Munro nhanh chóng nhận thấy rằng hiệp hội đã cạn kiệt nguồn tình nguyện viên sẵn có và nhiệt tình trong tiểu bang. Hệ quả là, hiệp hội đã tuyển dụng ít người đủ tiêu chuẩn hơn vào các vị trí lãnh đạo và tái bổ nhiệm những người lãnh đạo cũ. Do ban lãnh đạo hiệp hội tập trung vào sứ mệnh chuyên môn, các vấn đề tài chính đã được giao cho những cá nhân thiếu năng lực chuyên môn và hiểu biết về tài chính hạn chế. Kết quả là, tổ chức từng hoạt động hiệu quả này trở nên mất khả năng thanh toán và đã ký hợp đồng với một công ty quản lý chuyên nghiệp bên ngoài, chuyên về việc vực dậy các tổ chức nghề nghiệp.

Trong quá khứ, hiệp hội đã có nhiều thập kỷ thành công về mặt tài chính, tích lũy được $500.000 quỹ dự phòng cho mục đích hoạt động và thêm $250.000 quỹ hạn chế sử dụng để hỗ trợ học bổng cho sinh viên tại các cộng đồng khó khăn. Mặc dù trước đây hiệp hội có một thủ quỹ, kinh nghiệm tài chính hạn chế của ông thể hiện rõ qua sự thiếu sót các cơ chế kiểm soát tài chính cần thiết.

Bà Munro muốn xác định tình trạng sổ sách kế toán của hiệp hội mà bà được bàn giao, vì vậy bà đã tiến hành rà soát sổ sách để đảm bảo các giao dịch có chứng từ hợp lệ đi kèm, không có giao dịch bất thường nào, và số dư ngân hàng đã được đối chiếu khớp đúng. Bà có một số thắc mắc liên quan đến ngôn ngữ trong hợp đồng với công ty quản lý và biết rằng hợp đồng này đã được ký kết mà không qua rà soát pháp lý. Đặc biệt, hợp đồng chứa một điều khoản tự động gia hạn (evergreen clause) khó hiểu, duy trì mối quan hệ theo chu kỳ bắt buộc ba năm, thay vì gia hạn một năm như thông lệ. Hơn nữa, hợp đồng không có điều khoản chấm dứt hợp đồng. Cơ cấu phí cũng phức tạp tương tự, với nhiều khoản phụ phí tính theo yêu cầu (a la carte upcharges) được định nghĩa một cách mơ hồ. Điều này gây khó khăn cho việc làm rõ dịch vụ nào đã bao gồm trong hợp đồng gốc và dịch vụ nào được tính thêm.

Mối quan hệ ban đầu đã diễn ra tốt đẹp và hiệp hội cuối cùng đã chuyển giao thêm quyền hạn cho công ty quản lý, điều này không được thể hiện trong một phụ lục sửa đổi hợp đồng mà thay vào đó được điều chỉnh thông qua trao đổi email. Việc chuyển giao này bao gồm quản lý trang web và cơ sở dữ liệu thành viên của hiệp hội, cũng như tổ chức hội nghị thường niên. Như một phần của quá trình chuyển đổi này, địa chỉ thư tín chính thức của hiệp hội cũng được đổi thành địa chỉ của công ty quản lý, và công ty quản lý được cấp quyền ký (signatory authority) trên các tài khoản ngân hàng của hiệp hội. Dường như công ty quản lý đã nắm toàn quyền kiểm soát tài chính và hoạt động của hiệp hội.

Theo thời gian, mức độ dịch vụ của công ty quản lý bắt đầu suy giảm. Đại diện quản lý được chỉ định đã không tham dự các cuộc họp trực tuyến của hội đồng quản trị và không cung cấp thông tin theo hợp đồng như báo cáo tài chính hàng tháng. Thêm vào đó, các bản sao kê ngân hàng không còn được cung cấp cho thủ quỹ để rà soát và đối chiếu, và các yêu cầu cập nhật tình hình chỉ nhận được những câu trả lời ngày càng mơ hồ.

Bà Munro lo ngại rằng quỹ của hiệp hội đã bị biển thủ một cách gian lận và yêu cầu quyền truy cập vào hồ sơ, chứng từ của hiệp hội. Các yêu cầu liên tục bị phớt lờ hoặc chỉ được đáp ứng một phần. Công ty quản lý đặt tại một tiểu bang lân cận, vì vậy, một kế toán viên địa phương đã được thuê và cơ quan thực thi pháp luật đã được thông báo để hỗ trợ tiếp cận hồ sơ. Hồ sơ thu được rất hạn chế và những hồ sơ có sẵn lại có chứng từ rất cẩu thả, khiến việc theo dõi chính xác các khoản thanh toán và chi phí trở nên bất khả thi. Sao kê ngân hàng cho thấy $300.000 quỹ của hiệp hội đã bị chi tiêu và khoản chi phí khách sạn $120.000 phát sinh từ hội nghị thường niên vẫn chưa được thanh toán.

Hiệp hội đã tìm kiếm sự tư vấn pháp lý và tiến hành thu thập thêm bằng chứng. Trong năm trước đó, công ty quản lý đã tính phí một cách có hệ thống cho hiệp hội $100.000 cho các khoản phí 'a la carte' liên quan đến các hoạt động không xác định rõ ràng và không được quy định cụ thể trong hợp đồng. Do công ty quản lý được trao quyền tự thanh toán trực tiếp từ tài khoản ngân hàng của hiệp hội, và đã lợi dụng các điều khoản 'a la carte' để tạo ra các khoản phí lặp lại mà không được lãnh đạo hiệp hội rà soát, luật sư tư vấn cho rằng khó có khả năng thu hồi được khoản thiệt hại này. Việc hiệp hội không nhận được sao kê ngân hàng hàng tháng để chất vấn các thông lệ này được coi là sự sơ suất nghiêm trọng (gross negligence) từ phía hiệp hội.

Số tiền $250.000 còn lại từ quỹ hạn chế sử dụng cũng đã biến mất. Khi bị chất vấn, công ty quản lý từ chối hoàn trả, viện dẫn lý do hợp đồng gốc đã tự động gia hạn thêm ba năm theo điều khoản tự động gia hạn (evergreen clause). Hiệp hội đã không thực hiện quyền thông báo chấm dứt hợp đồng trong thời hạn 90 ngày theo quy định, do đó, số tiền còn lại được xem là khoản phải trả cho công ty quản lý để đáp ứng nghĩa vụ của hợp đồng gia hạn ba năm. Hội đồng quản trị của hiệp hội, sau khi tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý, đã kết luận rằng chi phí pháp lý sẽ cao hơn khoản tiền mà hiệp hội có khả năng thu hồi được. Công ty quản lý đó đã nộp đơn phá sản và sau đó hoạt động trở lại dưới một tên mới.

Công ty quản lý kiểm soát trang web, tên miền và danh sách thành viên của hiệp hội, và cuối cùng, họ đã đồng ý trả lại quyền kiểm soát đối với các yếu tố hoạt động độc quyền này và cả hai bên đã đi đến thỏa thuận chấm dứt tranh chấp. Hiệp hội bắt đầu quá trình tái thiết, và bà Munro đã thiết lập các cơ chế kiểm soát tài chính phù hợp. Điều đáng ngạc nhiên là các thành viên đã bầu lại chính hội đồng quản trị đó, và bà Munro đã quyết định từ chức thủ quỹ.

BÀI HỌC KINH NGHIỆM (LESSONS LEARNED)

• Các mối quan hệ và hợp đồng thuê ngoài cần được bộ phận kiểm toán nội bộ rà soát các rủi ro về kiểm soát trước khi triển khai và trước bất kỳ thay đổi đáng kể nào. Các hiệp hội kiểm toán nội bộ có cơ hội chia sẻ các hướng dẫn với các hiệp hội không thuộc lĩnh vực kế toán để cải thiện các thông lệ và biện pháp bảo vệ tài chính.
• Kiểm toán nội bộ cần đảm bảo ban quản lý có quy trình để giám sát việc thực hiện các điều khoản hợp đồng một cách thường xuyên. Sự thiếu vắng các cuộc rà soát này dẫn đến các vấn đề không được phát hiện và không thể tối ưu hóa giá trị của mối quan hệ hợp tác.
• Các tổ chức không thực hiện phân tách nhiệm vụ trong quản lý tài chính sẽ tạo cơ hội cho việc biển thủ công quỹ và gian lận.
• Việc không duy trì quyền ký duyệt (signatory authority) có thể ngăn cản tổ chức tiếp cận hợp pháp thông tin ngân hàng của chính mình cho mục đích kiểm toán.
• Bất kể bản chất chuyên môn của một tổ chức, những người có năng lực chuyên môn về tài chính cần được phân công giám sát tình hình tài chính của tổ chức đó.
• Nếu đối tác thuê ngoài không cung cấp báo cáo tài chính và chứng từ ngân hàng định kỳ, điều đó phải ngay lập tức dẫn đến một cuộc rà soát và theo dõi sát sao.

Học CIA Online 🇻🇳 "

Từ Người Bán Hàng Xuất Sắc Đến Kẻ Gian Lận Tinh Vi

SAILING THE TRADEWINDS TO FRAUDULENT GAINS

Nguồn: https://internalauditor.theiia.org/en/articles/2021/october/sailing-the-tradewinds-to-fraudulent-gains/

A SALES MANAGER MAKES UP FOR LOST COMMISSION INCOME

Khi chính sách hoa hồng thay đổi, dẫn đến thu nhập của cô bị cắt giảm, một người quản lý công ty cung cấp dịch vụ quảng cáo tìm cách bù đắp khoản thu nhập bị mất.

Bối cảnh vụ việc

Câu chuyện xảy ra ở một công ty Orion Advertising, là một công ty hoạt động trong lĩnh vực tiếp thị qua thư trực tiếp, đặc điểm của các công ty hoạt động trong lĩnh vực này là họ cung cấp dịch vụ tiếp thị truyền thống bằng cách gửi thư quảng cáo vật lý đến tận tay người tiêu dùng hông qua hệ thống bưu chính.

"Ông có biết vì sao tôi ở đây không?" Robert Schull, quản lý kiểm toán pháp lý tại Orion Advertising, đặt câu hỏi. Cathy Francis, giám đốc bán hàng khu vực của Orion, trả lời, "Có, và tôi sẽ trả lại các tấm séc." Câu trả lời của bà khiến Schull ngạc nhiên vì mục đích của cuộc họp là thảo luận về khiếu nại về khoản tiền thưởng bán hàng đáng ngờ. Vì vậy, câu hỏi tiếp theo của ông là, "Chúng ta đang nói về bao nhiêu tiền?" Francis trả lời, "Khoảng nửa triệu đô la."

Sản phẩm chính của Orion là một tạp chí in, nơi các doanh nghiệp địa phương quảng cáo dịch vụ của họ. Tạp chí được gửi qua đường bưu điện đến cư dân trong các khu vực địa lý được xác định trước. Chính sách giá của Orion rất đơn giản: Các trang quảng cáo ở mặt trước (vị trí dễ thấy hơn) có giá cao hơn, trong khi các trang sau có giá khoảng một nửa so với các trang trước.

Các đại diện bán hàng làm việc hưởng hoa hồng với một số chính sách thưởng bán hàng bổ sung. Một trong những khoản tiền thưởng là 5.000 đô la cho mỗi khách hàng mới. Nhưng vì doanh thu quảng cáo giảm do cạnh tranh trực tuyến, Orion đã điều chỉnh giảm cơ câú hoa hồng của tất cả các đại diện bán hàng.

Môi trường kiểm soát nội bộ tại Orion cũng bị ảnh hưởng do doanh thu quảng cáo giảm. Các vị trí kế toán bị cắt giảm và nhân viên nghỉ việc được thay thế bằng những người ít kinh nghiệm hơn với chi phí thấp hơn. Một số vị trí bị kiêm nhiệm, dẫn đến sự lỏng lẻo trong kiểm soát phân chia trách nhiệm. Ban quản lý đã không quan tâm đến vấn đề này.

Kế hoạch gian lận

Động cơ và sự tự biện minh

Francis là một giám đốc bán hàng khu vực thành công, người thường xuyên kiếm được thu nhập sáu con số. Cơ cấu hoa hồng mới khiến cô ấy không hài lòng vì cô ấy không thể kiếm được mức thu nhập như trước đây. Francis nhận thấy môi trường kiểm soát nội bộ còn nhiều lỗ hổng và tin rằng cô ấy có thể thực hiện một kế hoạch gian lận đơn giản để bù đắp thu nhập bị mất. Cô ấy tự biện minh rằng số tiền cô ấy sẽ lấy thực tế là thuộc về cô ấy vì sự chăm chỉ của cô ấy.

Thực hiện gian lận ban đầu

Francis thành lập một công ty vỏ bọc tên là Tradewinds Inc. Mục đích lập ra để nhận thanh toán từ dịch vụ của những khách hàng mới, Tradewinds nhận phí từ khách hàng mới với mức giá cao, bất kể quảng cáo của họ xuất hiện ở đâu trên tạp chí. Sau đó, Tradewinds sẽ trả tiền cho Orion như thể khách hàng đã nhận được quảng cáo ở trang sau. Francis biết rằng cô ấy có thể che đậy mọi sai lệch về hóa đơn với bộ phận kế toán bằng cách báo cho bộ phận thanh toán rằng khách hàng đã bị lập hóa đơn sai giá.

Đã có một vài trục trặc ban đầu với kế hoạch của Francis. Ví dụ, một số khách hàng mới của cô ấy đã gửi thanh toán đến Orion thay vì Tradewinds. Vì các khoản thanh toán này được tính theo mức giá cao cho vị trí quảng cáo ở trang sau, nên đã dẫn đến việc thanh toán thừa. Francis biết rằng việc thanh toán thừa sẽ có vẻ đáng ngờ, vì vậy cô ấy đã chỉ thị cho bộ phận thanh toán điều chỉnh các tài khoản cho các khoản thanh toán thừa hoặc chuyển các khoản thanh toán thừa từ tài khoản khách hàng này sang tài khoản khác. Không ai trong bộ phận kế toán thực sự quan tâm đến các khoản thanh toán thừa hoặc chuyển khoản này.

Mở rộng quy mô gian lận

Nhắm vào các tài khoản quốc gia

Gian lận của Francis không bị phát hiện trong vài tháng và vượt quá thu nhập bị mất do thay đổi chính sách hoa hồng. Tuy nhiên, điều này là chưa đủ đối với Francis. Ngoài việc tiếp thị các doanh nghiệp địa phương đến các khu dân cư, Orion còn có các tài khoản quốc gia quảng cáo trên tất cả các tạp chí trên toàn quốc. Francis biết rằng các khoản thanh toán từ các tài khoản quốc gia gấp nhiều lần so với các khách hàng địa phương tốt nhất của cô và suy đoán rằng cô có thể mở rộng quy mô gian lận của mình. Vấn đề cô gặp phải là làm thế nào cô có thể gửi các séc lớn từ các tài khoản quốc gia vào ngân hàng địa phương của mình mà không gây ra nghi ngờ.

Tìm kiếm đồng phạm

Robert Baggio là hàng xóm của Francis và là giám đốc một ngân hàng địa phương, người vừa được đề nghị thăng chức quản lý một chi nhánh ở một tiểu bang khác. Cô mời anh ta đến nhà với lý do ăn mừng công việc mới của anh ta, trước khi tiết lộ cho anh ta về kế hoạch của mình và tình thế khó khăn trong việc mở rộng nó sang các tài khoản quốc gia. Francis đề nghị Baggio một phần trăm lợi nhuận nếu anh ta có thể hỗ trợ cô ta thực hiện hành vi gian lận. Anh ta đã chấp nhận lời đề nghị và nói với cô rằng anh ta sẽ mở một tài khoản ngân hàng tại chi nhánh mới của mình dưới tên Original Retail In Online News (ORION). Bằng cách đó, séc thanh toán cho Orion có thể được gửi vào tài khoản mà ít bị kiểm tra kỹ lưỡng bởi các kiểm toán viên ngân hàng.

Thực hiện gian lận mở rộng

Francis biết rằng các khách hàng lớn trên toàn quốc có thể nghi ngờ việc nhận hóa đơn từ Tradewinds, nhưng cô ta cho rằng việc thay đổi địa chỉ thanh toán có thể không bị phát hiện. Cô ta tạo ra một lá thư thay đổi địa chỉ thanh toán cho các khách hàng lớn của mình và hướng dẫn họ gửi séc đến một hộp thư bưu điện. Đúng như dự đoán, nhiều khách hàng lớn của cô ta đã thay đổi địa chỉ thanh toán trong hệ thống thanh toán và séc bắt đầu xuất hiện trong hộp thư bưu điện của Francis. Khi nhận được, cô ta sẽ gửi nhanh séc cho Baggio, người sẽ gửi chúng vào tài khoản ngân hàng do anh ta kiểm soát.

Sự phát hiện

Amanda Olson là một nhân viên mới được tuyển dụng vào bộ phận kế toán tại Orion. Nhiệm vụ đầu tiên của cô là xem xét một loạt các giao dịch chuyển khoản thanh toán thừa do Francis thực hiện giữa các tài khoản khách hàng. Bối rối, cô đã gọi cho Francis để giải thích. Francis đã gạt đi yêu cầu của Olson một cách thô lỗ và ra lệnh cho cô thực hiện các chuyển khoản theo chỉ dẫn. Olson đã báo cáo vụ việc cho quản lý của mình. Cô biết có điều gì đó không ổn với các khoản thanh toán thừa được chuyển từ tài khoản khách hàng này sang tài khoản khách hàng khác của Francis.

Điều tra và Kết cục

Bộ phận kiểm toán nội bộ của Orion biết Francis không lạ gì với các hoạt động kinh doanh đáng ngờ. Chỉ một năm trước đó, cô đã cố gắng kiếm khoản tiền thưởng khách hàng mới bằng cách trình bày sai lệch rằng chủ sở hữu của một khách hàng hiện hữu vừa thành lập một doanh nghiệp mới là một khách hàng hoàn toàn mới. Francis đã bị khiển trách khi sự việc bị phát hiện. Vì hiệu suất làm việc tốt, ban quản lý không muốn chia tay với cô. Schull, người đã phỏng vấn Francis một năm trước, biết cô có thể khó tính và quyết định phỏng vấn trực tiếp. Khi cô thú nhận với Schull, ông đã bắt đầu một cuộc điều tra trên toàn công ty, phát hiện ra một kế hoạch tương tự mà sếp của cô đang thực hiện, kế hoạch này đã mang lại cho ông ta hơn 1 triệu đô la.

Orion đã liên hệ với cơ quan thực thi pháp luật địa phương. Vì hành động của mình, Francis đã bị kết án hai năm tù. Baggio cũng bị bắt và phải ngồi tù.

Bài học kinh nghiệm (LESSONS LEARNED)

• Một môi trường kiểm soát mạnh mẽ đòi hỏi đủ nhân viên có trình độ để thiết lập sự phân chia trách nhiệm phù hợp. Kiểm toán nội bộ nên đánh giá môi trường kiểm soát của một công ty, bao gồm đánh giá trình độ của nhân viên ở các vị trí quan trọng.
• Các chính sách lương thưởng dựa trên hoa hồng hoặc các chương trình khuyến khích rất dễ bị thao túng. Khi kết hợp với môi trường kiểm soát nội bộ yếu kém, các chính sách đãi ngộ dựa trên hiệu quả công việc hấp dẫn tạo cơ hội cho gian lận, lãng phí và lạm dụng.
• Ban quản lý phải xem xét nghiêm túc các vi phạm đạo đức. Các biện pháp kỷ luật phải được áp dụng nhất quán cho tất cả nhân viên bất kể chức vụ hoặc thành tích trong quá khứ.
• Các kiểm toán viên nội bộ làm việc trong môi trường mà nhân viên nhận được thu nhập dựa trên hoa hồng nên đưa việc xem xét các chính sách này vào kế hoạch kiểm toán của họ. Việc xem xét nên bao gồm sự hiểu biết thấu đáo về cơ chế hoạt động của chính sách hoa hồng, sự phân chia trách nhiệm trong chính sách và sự tồn tại của các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và phát hiện cùng với việc xác thực tính toàn vẹn của chương trình.

Học CIA Online 🇻🇳