Gian lận trong lòng 'dự án xanh'

GOING GREEN

Northern Energy PLC, một công ty cung cấp điện và nhiệt ở Lithuania, đã thông qua một chương trình đầy tham vọng về giảm phát thải carbon. Chương trình này bao gồm việc tăng cường sử dụng sinh khối để sản xuất năng lượng.

Sinh khối là hỗn hợp chất thải từ rừng và chất thải gỗ. Đốt sinh khối không tạo ra khí thải carbon và góp phần đạt được các mục tiêu của chương trình.

Sinh khối đắt hơn nhiên liệu hóa thạch, vì vậy điều quan trọng là phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp cung cấp sinh khối chất lượng. Độ ẩm là một thông số quan trọng để xác định chất lượng của sinh khối — sinh khối có độ ẩm thấp tạo ra nhiều megawatt giờ điện và nhiệt hơn.

Northern Energy đã có một vài trải nghiệm tốn kém với những nhà cung cấp không trung thực, họ cung cấp các tài liệu bán hàng cho loại biomass chất lượng cao, nhưng trên thực tế, lại cung cấp sản phẩm chất lượng thấp, bị ướt, hàm lượng tro cao và chứa các hạt nhựa hoặc kim loại bị cấm. Sau những sự cố này, công ty đã tự mình kiểm soát chất lượng và triển khai quy trình kiểm soát chất lượng biomass tại cả hai nhà máy điện của mình.

Quy trình kiểm soát chất lượng

Các nhà cung cấp vận chuyển sinh khối bằng xe tải. Công ty đã thiết lập các quy trình kiểm soát chất lượng, yêu cầu nhân viên cơ sở xử lý nhiên liệu lấy ba mẫu sinh khối từ mỗi xe tải đến. Vào cuối ca làm việc, tất cả các mẫu từ cùng một nhà cung cấp được trộn kỹ lưỡng để tạo thành một chất đồng nhất. Từ chất này, nhân viên tạo ra hai mẫu: Một mẫu được gửi đến phòng thí nghiệm được công nhận, và mẫu còn lại được lưu trữ để xem xét. Phòng thí nghiệm tiến hành các xét nghiệm chất lượng và xác định độ ẩm, mức tro và các thông số khác. Công ty sử dụng kết quả của phòng thí nghiệm để tính toán giá trị nhiệt của sinh khối được cung cấp và xác định số tiền phải trả cho nhà cung cấp.

Cuộc điều tra

Các kiểm toán viên nội bộ của Northern Energy đã nhận thức được các rủi ro liên quan đến sinh khối, vì vậy, họ không ngạc nhiên khi nhận được cuộc gọi từ một quản lý tại một trong các nhà máy điện báo cáo về một vấn đề cần điều tra. Người quản lý báo cáo rằng một chuyên gia xử lý nhiên liệu đã nhận được dữ liệu từ phòng thí nghiệm và nhận thấy một số ngày giao hàng có tỷ lệ phần trăm độ ẩm thấp bất thường. Nhà máy đã yêu cầu phòng thí nghiệm lặp lại các xét nghiệm bằng cách sử dụng các mẫu đánh giá, nhưng kết quả vẫn như cũ.

Claire Roos, một thành viên của nhóm kiểm toán, được giao nhiệm vụ điều tra vấn đề này, cùng với Peeter Janes, người đứng đầu cơ sở chế biến nhiên liệu. Để tiến hành cuộc điều tra của mình, Roos đã thu thập tất cả các ngày có sẵn từ phòng thí nghiệm, hóa đơn của nhà cung cấp và tài liệu giao hàng trong bốn tháng qua. Ngoài ra, Roos còn được cấp quyền truy cập vào camera giám sát khu vực chứa sinh khối.

Roos đã xem xét các video giám sát cho những ngày phát hiện ra các bất thường để xác định xem các quy trình kiểm soát chất lượng đã được thiết lập có được thực hiện đúng cách hay không.

Cô ấy thu thập nhật ký ra vào và dữ liệu cân, theo xe tải và nhà cung cấp, để xác định thời gian vào của họ để cô ấy biết chính xác thời gian cần xem lại video giám sát để quan sát quá trình bốc dỡ.

Roos nhận thấy không có nhân viên nào từ bộ phận xử lý nhiên liệu đến lấy mẫu sinh khối từ bất kỳ lô hàng nào. Cô ấy đã xem xét toàn bộ ca làm việc và xác định rằng các xe tải giao hàng cứ đến, dỡ hàng và rời đi mà không có bất kỳ mẫu nào được lấy. Định kỳ, một xe ủi đất sẽ đến, trộn sinh khối và xúc một phần vào băng tải cấp liệu.

Trong khoảng thời gian được đề cập, Roos xác nhận rằng một tài xế của nhà máy điện đã giao các túi đựng mẫu và tên nhà cung cấp viết trên đó đến phòng thí nghiệm. Bà đã phỏng vấn người tài xế này, người này nói rằng anh ta luôn lấy các túi đựng mẫu từ cùng một địa điểm tại khu vực xử lý nhiên liệu nhưng không biết các túi đó đến đó bằng cách nào.

Phân tích dữ liệu và Kết quả

Sử dụng phân tích dữ liệu, Roos so sánh các nhà cung cấp khác nhau — xe tải của họ, ngày tháng, trọng lượng sinh khối đã giao và tỷ lệ phần trăm độ ẩm được báo cáo từ phòng thí nghiệm. Cô quan sát thấy trong một ngày, một xe tải chở đầy hàng đã giao trung bình 22 tấn mỗi chuyến. Độ ẩm của sinh khối vào ngày này được đo ở mức 43%. Tuy nhiên, vào ngày hôm sau, cùng một xe tải giao trung bình 36 tấn sinh khối mỗi chuyến mặc dù có tỷ lệ phần trăm độ ẩm được phòng thí nghiệm xác nhận là 15%. Roos biết rằng một xe tải chứa sinh khối ẩm phải nặng hơn xe tải chở sinh khối khô. Phân tích của cô cho thấy một mô hình mà trọng lượng của sinh khối được giao không phù hợp với độ ẩm của lô hàng.

Roos đề nghị Janes hỗ trợ lấy lời khai từ nhân viên. Họ đã thống nhất trước các câu hỏi, tập trung vào việc nhân viên có biết về các yêu cầu quy trình hay không và tại sao các mẫu cần thiết lại không được lấy. Xem xét các lời khai cho thấy quản đốc tại nhà máy điện giao trách nhiệm lấy mẫu hàng ngày cho nhân viên. Tuy nhiên, quản đốc nói rằng thực tế không ai lấy mẫu và đổ lỗi cho khối lượng công việc tăng lên.

Roos và Janes đã đến thăm một nhà máy điện khác của công ty để xác định xem nhà máy đó có thực hiện đúng các quy trình kiểm soát chất lượng hay nhân viên có làm giả các mẫu không. Nhóm điều tra thở phào nhẹ nhõm khi thấy rằng nhà máy đã thực hiện quy trình theo yêu cầu và lấy mẫu, đồng thời nhân viên biết nhiệm vụ của mình. Roos quyết định so sánh dữ liệu từ nhà máy điện hoạt động tốt với nhà máy đang được điều tra. So sánh cho thấy trong cùng kỳ, các nhà cung cấp giống nhau đã giao sinh khối bằng cùng một loại xe cho cả hai nhà máy. Tuy nhiên, tại nhà máy có kiểm soát chất lượng phù hợp, độ ẩm trung bình là khoảng 52%, trong khi tại nhà máy đang được điều tra, độ ẩm trung bình chỉ là 26%.

Kết luận và Hành động

Roos ước tính thiệt hại gần đúng trong giai đoạn bốn tháng đang xem xét vượt quá vài trăm nghìn euro. Khi Janes biết được mức độ thiệt hại, anh ấy đã yêu cầu Roos hỗ trợ anh ấy trong vòng phỏng vấn thứ hai với các nhân viên của bộ phận xử lý nhiên liệu. Trong các cuộc phỏng vấn, một số nhân viên thừa nhận rằng quản đốc đã chỉ thị họ không lấy mẫu từ các lô hàng đến, mà thay vào đó lấy từ một đống sinh khối trong một góc trong nhà. Các nhân viên cũng nói rằng sự sắp xếp này không áp dụng cho tất cả các nhà cung cấp.

Quản đốc được đề cập đã phủ nhận mọi cáo buộc và tuyên bố rằng ông ta không biết về hành động của nhân viên của mình. Mặc dù có nghi ngờ, nhưng các cuộc điều tra sâu hơn không tìm thấy mối liên hệ trực tiếp nào giữa quản đốc và các nhà cung cấp đáng ngờ. Công ty đã sa thải quản đốc và một số nhân viên. Ngoài ra, ban quản lý nhà máy điện đã xem xét nhu cầu nhân sự, đảm bảo số lượng nhân viên cho mỗi ca là đủ và tiến hành đào tạo chuyên sâu về các yêu cầu kiểm soát chất lượng.

LESSONS LEARNED

Sự nhạy bén trong kinh doanh và hợp tác

Khả năng nhạy bén trong kinh doanh và sự hợp tác với ban quản lý giúp cho các cuộc điều tra diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Kiểm toán viên đã quen thuộc với các rủi ro và quy trình liên quan đến sinh khối và hiểu rõ các chi tiết kinh doanh. Ban quản lý của các nhà máy điện rất mong muốn giải quyết vấn đề và ngừng thua lỗ, vì vậy họ đã tích cực tham gia vào cuộc điều tra. Chuyên môn của kiểm toán viên và sự tận tâm của người quản lý kết hợp lại đã tạo ra một cuộc điều tra được tiến hành nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Đối chiếu dữ liệu

Dữ liệu đối chiếu với một chuẩn mực hoặc một tập dữ liệu đáng tin cậy và có thể so sánh được khác có thể làm sáng tỏ thêm về dữ liệu đang xem xét. Đôi khi, kiểm toán viên nghiên cứu một tập hợp giao dịch hoặc đối tượng cụ thể. Tuy nhiên, việc đối chiếu một tập dữ liệu với một tập hợp tương đương khác có thể mở rộng kết quả và cung cấp thêm thông tin chi tiết. Tại Northern Energy, Roos biết có sự mâu thuẫn giữa dữ liệu trọng lượng và độ ẩm; tuy nhiên, xem xét dữ liệu tương tự từ một nhà máy điện khác đã xác nhận những nghi ngờ của cô và xác định mức độ thiệt hại phát sinh.

Đào tạo và tính minh bạch

Đào tạo và tính minh bạch là yếu tố thiết yếu ở mọi cấp bậc của tổ chức. Không chỉ quan trọng là hướng dẫn nhân viên, mà còn phải giải thích tầm quan trọng và ý nghĩa của các biện pháp kiểm soát. Nhân viên xử lý nhiên liệu biết họ phải lấy mẫu và gửi đến phòng thí nghiệm, nhưng họ chưa bao giờ hiểu được tầm quan trọng của quy trình này. Họ không hình dung được rằng việc viết tên doanh nghiệp của nhà cung cấp lên các túi đựng mẫu gồm sinh khối thu thập từ nơi khác sẽ cấu thành hành vi gian lận. Ngoài ra, họ không biết rằng việc chọn sinh khối khô hơn khiến công ty mất tiền và tạo điều kiện cho một nhà cung cấp không trung thực thu lợi. Chắc chắn, họ đã không nghĩ đến những tổn hại tiềm tàng về mặt uy tín cho công ty, vốn có nghĩa vụ kiểm soát chất lượng đối với các nhà cung cấp của mình.

Học CIA Online 🇻🇳 "

Ứng dụng công nghệ GPS trong điều tra gian lận từ xa

SIDE HUSTLE

Một thẻ tín dụng bị đánh cắp đã dẫn đến một cuộc điều tra trực tuyến về các nhân viên của công ty.

Vào một buổi sáng giữa hè tươi đẹp và bận rộn, Trung úy Mike Stone và Thanh tra Steve Keller bước vào văn phòng khu vực San Francisco của Solar Star Inc., một nhà bán lẻ hệ thống điện mặt trời quốc gia cho khách hàng dân cư với sự hiện diện lớn ở Bắc California. Trung úy và thanh tra tự giới thiệu là người của bộ phận tội phạm kinh tế thuộc Sở Cảnh sát San Francisco và yêu cầu được nói chuyện với người quản lý phụ trách. Christopher Malden, tân giám đốc khu vực, đã gặp các sĩ quan.

Các sĩ quan giải thích rằng Steve Shady, một trong những đại diện bán hàng của Solar Star, bị cáo buộc đã đánh cắp số thẻ tín dụng của một khách hàng và sử dụng nó tại một nhà hàng địa phương để thanh toán cho một đơn đặt hàng mang đi. Malden đồng ý hỗ trợ các sĩ quan trong cuộc điều tra của họ, nhưng một khi các sĩ quan rời đi, anh quyết tâm tìm hiểu điều gì đang xảy ra trong văn phòng. Malden đã liên hệ với Robert Schull, quản lý kiểm toán của Solar Star, người đã đồng ý điều tra cáo buộc.

---

Quá Trình Điều Tra

Việc tiến hành các cuộc điều tra tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Trước đây, các nhà điều tra tại Solar Star sẽ phỏng vấn trực tiếp tất cả nhân viên, nhưng do chi phí đi lại và thời gian, số lượng các cuộc điều tra có thể hoàn thành trong một năm bị hạn chế.

Những tiến bộ trong các công cụ hội nghị truyền hình cho phép các điều tra viên thực hiện các cuộc phỏng vấn từ xa với nhân viên trên khắp các chi nhánh của công ty. Đối mặt với một cuộc điều tra trên toàn quốc, Schull xác định rằng đây sẽ là cơ hội hoàn hảo để tiến hành tất cả các cuộc phỏng vấn từ xa.

Các nhà điều tra cần phải hợp tác với ban quản lý trong cuộc điều tra. Thách thức mà Schull phải đối mặt là xác định ai trong ban quản lý mà anh có thể tin tưởng. Mặc dù họ chưa từng gặp nhau, nhưng anh biết rằng Malden là một nhà lãnh đạo được kính trọng với kiến thức sâu rộng về hoạt động.

Cuộc điều tra ban đầu diễn ra nhanh chóng, khi Schull và nhóm của anh tìm thấy bằng chứng về hành vi sai trái của Shady trong một thời gian dài. Ngoài việc gian lận khách hàng của Solar Star, Shady còn bán dịch vụ cho một số công ty khác. Khi cuộc điều tra tiếp tục, Schull có hình ảnh trong đầu về một người đàn ông mặc áo khoác trench coat bán hàng trên đường phố San Francisco.

Schull đã phỏng vấn Shady qua hội nghị video từ văn phòng của anh ấy ở Fort Lauderdale, trong khi Malden ngồi với Shady tại văn phòng của Malden ở San Francisco. Trong cuộc phỏng vấn, Shady trở nên tức giận khi nhận ra các nhà điều tra đã phát hiện ra anh ta đang gian lận công ty. Cuối cùng, anh ta đứng dậy và bỏ chạy khỏi văn phòng và không bao giờ được nhìn thấy nữa.

---

SUN CATCHERS

Một dịch vụ mà Shady cung cấp đã thu hút sự chú ý của nhóm điều tra. Khách hàng nói với các nhà điều tra rằng Shady tuyên bố anh ấy có thể có được dịch vụ lắp đặt năng lượng mặt trời giảm giá thông qua một người tên là "Eddie". Khách hàng đã cung cấp số điện thoại của "Eddie" mà cô ấy nhận được từ Shady. Tìm kiếm ngược số điện thoại cho thấy "Eddie" là Eddie Fogbottom, một quản lý lắp đặt của Solar Star.

Fogbottom đã là quản lý lắp đặt tấm năng lượng mặt trời tại văn phòng San Francisco của Solar Star hơn một thập kỷ. Theo đánh giá của mọi người, anh ấy là một người quản lý dễ tính và được nhóm của mình mến. Gần đây, Fogbottom đã phải phẫu thuật đầu gối và đang trong thời gian nghỉ phép. Một cuộc điều tra về Fogbottom cho thấy anh ta đã điều hành một doanh nghiệp tại nhà riêng trong hai năm qua. Fogbottom đã không tiết lộ doanh nghiệp này cho Bộ phận Đạo đức và theo một cuộc tìm kiếm hồ sơ công khai, nó dường như cạnh tranh với Solar Star.

Văn phòng San Francisco đã trải qua sự sụt giảm về số lượng bán hàng chốt được trong vài tháng qua. Ông Malden lo ngại rằng Fogbottom không chỉ thực hiện việc lắp đặt hệ thống năng lượng mặt trời với giá chiết khấu, mà còn có thể bán hệ thống cho đối thủ cạnh tranh. Mối lo ngại của Malden về hành động của Fogbottom ngày càng tăng lên với mỗi phát hiện mới.

Sử dụng GPS trong điều tra

Solar Star đã sử dụng một đội xe tải được trang bị hệ thống định vị toàn cầu (GPS) để theo dõi hoạt động của đội ngũ lắp đặt và bảo trì rộng lớn của mình. Một tính năng của GPS gọi là "vùng hàng rào" cho phép người dùng xác định bất kỳ xe nào đi vào khu vực đang được giám sát. Nhóm điều tra đã thiết lập một vùng hàng rào xung quanh nhà của Fogbottom và ghi lại bất kỳ xe nào của công ty đi vào khu vực đó.

Phân tích dữ liệu GPS trong hai tuần cho thấy xe của công ty đã đến nhà của người quản lý. Sau đó, những xe này đến các địa điểm không xác định và ở lại đó trong một thời gian dài. Xem xét các địa điểm này, người ta xác định được những khách hàng tiềm năng đã nhận được báo giá hệ thống năng lượng mặt trời nhưng không mua. Rõ ràng với các điều tra viên là bước tiếp theo trong cuộc điều tra là phỏng vấn các kỹ thuật viên đã đi vào khu vực này.

Một vài kỹ thuật viên đã được phỏng vấn tại một văn phòng vệ tinh nhỏ ở khu Brisbane. Schull đã thực hiện các cuộc phỏng vấn qua hội nghị từ xa. Malden không thể đến văn phòng Brisbane để phỏng vấn và tham dự bằng hình thức hội nghị từ xa. Malden đã yêu cầu Elizabeth Bond, trưởng khu vực chịu trách nhiệm văn phòng Brisbane, ngồi trong phòng phỏng vấn với các kỹ thuật viên và quan sát hành vi của họ.

Trong buổi phỏng vấn đầu tiên, kỹ thuật viên khai rằng đã đến nhà Fogbottom để xem tình hình hồi phục của ông ấy. Sau đó, Malden yêu cầu kỹ thuật viên cho Bond xem tin nhắn cuối cùng anh ta nhận được từ người quản lý. Kỹ thuật viên đưa điện thoại cho Bond, người đã đọc to tin nhắn cho nhóm phỏng vấn nghe. Tin nhắn này, được gửi đến toàn bộ đội ngũ lắp đặt, hỏi xem có ai rảnh vào cuối tuần để làm việc cho công việc kinh doanh của Fogbottom không.

---

SHEDDING LIGHT

Trong vài ngày, các cuộc phỏng vấn kỹ thuật viên lắp đặt đã làm rõ chi tiết về kế hoạch gian lận. Shady là một trong số các đại diện bán hàng bán hàng thay mặt cho Fogbottom. Đổi lại, Fogbottom sẽ trả tiền cho các kỹ thuật viên lắp đặt để lắp đặt hệ thống.

Mặc dù các điều tra viên đã đạt được bước đột phá trong vụ án, nhưng họ vẫn còn một cuộc phỏng vấn nữa phải thực hiện. Vào một buổi chiều thứ Tư ảm đạm, Fogbottom đến văn phòng với niềm tin rằng ông được yêu cầu đến làm việc để thảo luận về tình trạng nghỉ phép của mình. Với sự hỗ trợ của khung tập đi, Fogbottom lê bước vào phòng phỏng vấn, nơi Malden đang chờ cùng với nhóm phỏng vấn trong một cuộc gọi hội nghị. Khi Fogbottom bị đối chất với bằng chứng về hành vi gian lận của mình, ông ta bật dậy và, không cần sự hỗ trợ của khung tập đi, rời khỏi văn phòng.

Solar Star đã chấm dứt hợp đồng với Fogbottom, các đại diện bán hàng và kỹ thuật viên lắp đặt, vì lý do chính đáng. Ngoài ra, công ty đã báo cáo Fogbottom cho Tiểu bang California về hành vi gian lận  và tiếp tục hỗ trợ cơ quan thực thi pháp luật trong vụ kiện chống lại Shady.

---

LESSONS LEARNED

• Giá trị của các thành viên của ban quản lý tham gia vào nhóm điều tra cho phép các nhà điều tra tiếp cận cơ sở kiến thức của họ về các quy trình và thủ tục, thị trường địa phương và các thành viên trong nhóm nhân viên.
• Công nghệ hội nghị video cho phép các điều tra viên thực hiện phỏng vấn từ xa mà không tốn thêm thời gian hoặc chi phí đi lại. Nếu thời gian eo hẹp, các cuộc phỏng vấn trực tiếp nhân viên ở xa có thể không được thực hiện, dẫn đến việc các điều tra viên bỏ lỡ cơ hội.
• Kiểm toán viên nên thực hiện các thủ tục để phát hiện các xung đột lợi ích tiềm ẩn. Trong trường hợp này, Fogbottom đã tạo dựng một công việc kinh doanh phát đạt bằng cách đánh cắp tài sản trí tuệ của Solar Star.
• GPS và các tính năng của nó là những công cụ mạnh mẽ mà các nhà điều tra có thể sử dụng để xác định vị trí gần đúng của các thành viên trong nhóm tại bất kỳ thời điểm nào.

Học CIA Online 🇻🇳

Gian lận bán hàng từ áp lực doanh số

FACE VALUE

.

.

Bối cảnh Công ty và Thách thức

Safe & Secure (S&S), một công ty an ninh gia đình quốc gia có trụ sở tại Sydney, Úc, có mô hình kinh doanh đòi hỏi S&S phải đầu tư trước để lắp đặt hệ thống an ninh vào nhà của khách hàng. Khoản đầu tư này được bảo đảm bằng hợp đồng nhiều năm với khách hàng. Công ty chỉ bắt đầu có lợi nhuận sau năm thứ hai của hợp đồng. Do đó, việc giữ chân khách hàng dài hạn hoặc "khách hàng trung thành" là rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức.

S&S được thúc đẩy bởi doanh thu định kỳ hàng tháng và lượng khách hàng đăng ký. Việc thu hút khách hàng mới rất quan trọng đối với công ty; giữ chân họ thậm chí còn quan trọng hơn. Điều kỳ lạ là cơ cấu tổ chức bán hàng của S&S được thiết kế để khuyến khích việc thu hút khách hàng mới nhưng không khuyến khích các đại diện bán hàng đảm bảo rằng S&S giữ chân những khách hàng đó về lâu dài.

Các đại diện bán hàng chỉ được trả hoa hồng, điều này tạo ra một môi trường rủi ro cao và phần thưởng lớn. Ngoài ra, lực lượng bán hàng chịu áp lực rất lớn để đạt được các tiêu chí nhất định vào cuối tháng.

Cuộc điều tra của Kiểm toán Nội bộ

Điều dễ hiểu là tỷ lệ khách hàng rời bỏ là một trọng tâm lớn của S&S. Trước đây, công ty tiếp cận vấn đề này dưới góc độ tổng thể của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên, hiện tại lãnh đạo cấp cao muốn phân tích cơ sở khách hàng của mình và điều gì đang thúc đẩy sự rời bỏ đó. Trưởng bộ phận Kiểm toán nội bộ Kyle Blue được yêu cầu phân tích cơ sở khách hàng của khu vực miền Tây và các hoạt động bán hàng của một số quản lý và đại diện bán hàng.

Blue bắt đầu bằng việc xem xét tỷ lệ khách hàng rời bỏ khu vực trong 12 tháng trước đó. Điều này cho thấy hiệu quả của từng khu vực và đội ngũ quản lý cụ thể trong nỗ lực thu hút những khách hàng trung thành. Vì chi phí thu hút khách hàng thường khiến S&S chịu lỗ trong 20 đến 24 tháng sau khi ký hợp đồng, nên những khách hàng hủy dịch vụ trong khoảng thời gian đó sẽ gây bất lợi cho hiệu quả tài chính của S&S.

Khi xem xét các báo cáo về tỷ lệ hao hụt khách hàng, Blue nhận thấy một điểm bất thường ở một nhân viên kinh doanh, Pete Pinoch. Việc khách hàng có nhiều địa điểm là điều bình thường; tuy nhiên, tên của bốn khách hàng của Pinoch lại tương ứng với cùng sáu địa chỉ khác nhau.

Khi Blue tiếp tục xem xét, anh nhận thấy các tên khách hàng dường như luân chuyển giữa cùng sáu địa chỉ mỗi vài tháng. Việc theo dõi tên khách hàng giống như cố gắng tìm quả bóng trong trò chơi úp mở. Các địa điểm đã được bán đi bán lại nhiều lần, đổi khách hàng liên tục. Khi Blue xác định được mô hình và tần suất, anh ấy đã quay lại và lấy báo cáo trong hai năm. Anh ấy đã xác định được khoảng 40 sự việc trong khung thời gian đó.

Phát hiện Gian lận

Sự tò mò của Blue thúc đẩy anh muốn hiểu những khách hàng này là ai và Pinoch liên quan đến những địa chỉ này như thế nào. Anh ấy đã kiểm tra các trang web báo cáo thuế công khai và phát hiện ra rằng Pinoch thực sự sở hữu một số ngôi nhà. Trong khi nghiên cứu các địa chỉ còn lại, Blue nhận thấy một cái tên quen thuộc khác, Sam Swindel. Đó là một trong những cái tên đã được xáo trộn từ địa chỉ này sang địa chỉ khác. Swindel hóa ra là người quản lý tài sản mà Pinoch thuê cho những ngôi nhà cho thuê của riêng mình.

Dựa trên đánh giá của mình, Blue nhận ra rằng Pinoch đã bán đi bán lại dịch vụ cho các địa điểm mà anh ta sở hữu và kiểm soát để tạo ra hoa hồng bán hàng cho chính mình, gây thiệt hại cho công ty.

Lời thú nhận và Hậu quả

Đó là một sự phát hiện gây sốc – Pinoch là một trong những nhân viên thân thiện nhất trong khu vực và là người hướng dẫn cho những người khác trong nhóm. Khi Blue đưa Pinoch vào để thảo luận về vấn đề này, anh ta ngay lập tức thú nhận. Lý do anh ta thực hiện hành vi gian lận không phải vì tiền, mà là do áp lực phải tạo ra những con số nhất định. Anh ta cảm thấy áp lực mỗi khi có những tháng làm việc không hiệu quả. Bầu không khí "gần đây bạn đã làm gì?" khi các con số được thiết lập lại mỗi tháng và việc phải bắt đầu lại từ con số không đã tạo thêm áp lực phải thể hiện.

Ngoài bầu không khí và áp lực phải thực hiện, những gì Pinoch đã làm là phi đạo đức, gây thiệt hại cho công ty gần 20.000 đô la dưới dạng hoa hồng ảo. Pinoch đã bị sa thải ngay lập tức và các quy trình kiểm toán hàng tháng mới đã được đưa vào áp dụng để giúp ngăn chặn những tình huống này không bị phát hiện trong tương lai.

LESSONS LEARNED

• Việc xem xét tính hiệu quả của các quy trình nội bộ và các điểm kiểm soát liên quan đến tỷ lệ khách hàng rời bỏ phải được thực hiện ở mức độ chi tiết và thường xuyên. Các vấn đề cần được phát hiện ngay lập tức để tránh những hệ lụy tài chính tiêu cực.
• Các chính sách lương thưởng và cơ chế khuyến khích nên được xây dựng để thúc đẩy hoạt động bán hàng đúng đắn. Thêm vào đó, các biện pháp kiểm soát phòng ngừa và phát hiện cần được triển khai để giám sát hiệu suất, tìm kiếm các hành vi đáng ngờ hoặc phi đạo đức.
• Các nhà quản lý cần xem xét hiệu quả bán hàng của nhóm mình ở mức độ chi tiết. Tổng quan cấp cao sẽ không phát hiện ra gian lận, lãng phí hoặc lạm dụng.
• Các báo cáo ngoại lệ nên được xem xét kịp thời và thường xuyên để xác định các vi phạm chính sách tiềm ẩn.
• Các biện pháp kiểm soát và quy trình nên được triển khai không chỉ để phát hiện gian lận, mà còn phải thay đổi môi trường làm việc thành một nơi mà nhân viên không bị áp lực phải thực hiện hành vi gian lận ngay từ đầu.

Học CIA Online 🇻🇳