Nguồn: Tạp chí kiểm toán ia202012-dl
Vào đầu năm 2020, Lauren George được thăng chức lên giám đốc kiểm toán nội bộ tại Pier Ten Group, một công ty quản lý chuỗi khách sạn ở Nam California. Với sự quan tâm đến đổi mới và được đào tạo về tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), cô rất mong muốn áp dụng nó vào vai trò mới của mình để tăng năng suất và mở rộng phạm vi rủi ro. Mục tiêu đầu tiên của George là cải thiện phạm vi kiểm toán mà không tăng số lượng nhân viên, bắt đầu bằng cách triển khai các bot để tự động hóa các quy trình thủ công.
Triển khai Bot và những phát hiện ban đầu
George bắt đầu bằng cách điều chỉnh một bot đối chiếu dựng sẵn để so sánh chi phí với biên lai. Bot đã nhanh chóng gắn cờ 12 khoản chi phí đáng ngờ, mỗi khoản trị giá 500 đô la mà không có biên lai hợp lệ, tổng cộng là 6.000 đô la. Khi George điều tra, cô phát hiện ra các khoản hoàn trả này đều được thực hiện cho Skip Townes, kiểm soát viên khách sạn, với mô tả mơ hồ là ""hoàn trả chi phí công tác"". Thay vì biên lai, các thư mục chỉ chứa những tờ giấy trắng.
Tiếp theo, cô triển khai một bot đối chiếu ngân hàng. Sau khi tinh chỉnh, bot đã xác định được 12 khoản thanh toán thừa thẻ tín dụng với tổng trị giá đáng kinh ngạc là 87.321,53 đô la. Những phát hiện ban đầu này cho thấy có điều gì đó không ổn trong các quy trình tài chính của khách sạn.
Sự đối đầu và leo thang
Khi George trình bày những phát hiện của mình với Walter Banning, quản lý tài sản, và Townes, cô đã gặp phải sự kháng cự. Thay vì chia sẻ sự nhiệt tình của cô về hiệu quả của bot, họ lại tỏ ra lo ngại và bác bỏ các câu hỏi của cô bằng cách đổ lỗi cho công nghệ. Sau nhiều tuần bị trì hoãn, George nghi ngờ rằng cô đang bị cản trở. Cô đã liên hệ với Wilson Kon, chủ tịch ủy ban kiểm toán, để được hướng dẫn.
Kon đã bị thuyết phục bởi cách tiếp cận của George và khuyến khích cô mở rộng phạm vi xem xét, đồng thời đảm bảo rằng Banning và Townes sẽ hợp tác. Tuy nhiên, trong cuộc họp tiếp theo, cả hai người tiếp tục né tránh và thay đổi câu trả lời, khiến George phải leo thang vấn đề lên quản lý khu vực và bộ phận nhân sự (HR).
Sự thật được phơi bày: Một kế hoạch gian lận có hệ thống
Với sự hỗ trợ đầy đủ, George đã mở rộng điều tra và làm việc trực tiếp với nhân viên kế toán. Sự thật nhanh chóng được phơi bày. Banning, sau khi được thăng chức, đã cảm thấy bất công vì chương trình tiền thưởng của công ty bị cắt bỏ. Anh ta đã quyết định tạo ra chương trình tiền thưởng của riêng mình với sự giúp đỡ của Townes.
Các khoản thanh toán 500 đô la hàng tháng được xác định là tiền bịt miệng (hush money) cho người quản lý tài chính để giữ im lặng. Các khoản thanh toán thẻ tín dụng trị giá 87.321,53 đô la thực chất là thanh toán cho thẻ tín dụng cá nhân của Banning. Cuộc điều tra sâu hơn còn phát hiện các séc lương thủ công bổ sung cho các quản lý khác. Tổng cộng, George đã xác định gần 485.000 đô la các khoản thanh toán, séc lương và hoàn trả không được hỗ trợ và đáng ngờ trong khoảng thời gian ba năm.
George đã chuyển kết quả của mình cho bộ phận Nhân sự và chính quyền địa phương. Pier Ten đã sa thải Banning và Townes và khởi tố họ. Lời bào chữa của họ là chương trình tiền thưởng đã được phê duyệt thông qua một ""thỏa thuận miệng"".
LESSONS LEARNED (Những bài học kinh nghiệm)
- Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là một công cụ hữu ích để tăng cường khả năng kiểm toán nội bộ. Các bot đơn giản có thể ngay lập tức nâng cao năng suất khi được áp dụng cho các quy trình lặp đi lặp lại.
- Triển khai RPA có thể giảm đáng kể chi phí của các thủ tục phát hiện gian lận. Theo thời gian, các thủ tục không tốn kém này có thể chuyển từ phát hiện gian lận sang phòng ngừa gian lận.
- Khi phát triển bot cho công việc kiểm toán, bộ phận Kiểm toán nội bộ nên cân nhắc chuyển giao chúng cho các đơn vị kinh doanh. Các bot này có thể thực hiện chức năng kiểm soát thường xuyên, mang lại giá trị và năng lực bổ sung.